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Sugerencias de control interno para las cuentas por cobrar




Te compartimos algunos tips para llevar una correcta administración de la cartera de una empresa.

La mala administración de las cuentas por cobrar en una empresa puede provocar una falta de liquidez y, por consiguiente, que se tenga que acudir a financiamiento externo, asumiendo los costos que esto implica.

Es por ello que a continuación te compartimos algunas sugerencias de control interno que te pueden ayudar a llevar una correcta administración de la cartera y a disponer de los recursos propios para cubrir las necesidades o compromisos adquiridos por la empresa frente a terceros.

  • Efectuar la revisión documental soporte de las cuentas por cobrar.
  • Establecer políticas adecuadas para el otorgamiento de crédito.
  • Se deberán enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes a fin de cerciorarse de que los saldos sean reconocidos por éstos. Este procedimiento deberá realizarlo una persona independiente al encargado de administrar las cuentas por cobrar.
  • Las políticas de crédito deberán estar acorde a las condiciones de mercado y al segmento económico al que corresponde el giro de la empresa.
  • Cualquier cancelación de venta deberá estar debidamente soportado por la documentación que demuestre el reingreso de la mercancía al almacén de la empresa, así como de la factura original con sello de cancelación.
  • Llevar en cuentas de orden el control de las cuentas incobrables ya canceladas.
  • Manifestar en los estados financieros si existe un gravamen sobre las cuentas por cobrar.
  • Revisar que los cortes de caja y de venta sean congruentes con los saldos de cuentas por cobrar.
  • Registrar y depurar las cuentas de anticipo de clientes periódicamente.
  • Las notas de crédito deberán estar debidamente documentadas y autorizadas por funcionarios acreditados.
  • Las rebajas, descuentos y devoluciones deberán apegarse a las políticas establecidas por la empresa.
  • Si existen cuentas por cobrar que serán recuperables en un plazo mayor a un año, se reclasificarán dentro de las cuentas por cobrar a largo plazo.
  • Manejar auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar.
  • Autorizar las notas de crédito, devoluciones, rebajas y descuentos, así como el registro de estas operaciones.
  • Preparar, revisar y autorizar los registros de cuentas por cobrar.
  • Intervenir en el registro final de los movimientos de cuentas por cobrar.
  • Establecer la política de afianzar al personal del departamento de cuentas por cobrar.
  • Evitar que los vendedores realicen labores de cobranza.
  • Facturar las mercancías vendidas lo más pronto posible.
  • Buscar acelerar el pago por parte del cliente.
  • El sistema de cobranza debe ser lo más ágil posible.
  • No incluir en las cuentas de clientes recursos que no sean originados por operaciones de venta o servicios proporcionados.
  • Revisar mensualmente la antigüedad de saldos.

Estas medidas de control interno son de carácter enunciativo, pero no limitativo, por lo que se sugiere un estudio minucioso de las operaciones de la empresa antes de implantar un sistema de control interno, con el fin de evitar el uso de recursos de manera infructuosa y que no reflejen un beneficio para la empresa.

Hay que recordar que todo sistema de control interno es perfectible y susceptible de mejora continua, por lo que estas sugerencias, en caso de ser implementadas, deben ser evaluadas frecuentemente.

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