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Simplifica, agiliza y economiza la información




Implementar con mayor sencillez y facilidad los sistemas de contabilidad y administración en una empresa, provocará importantes ahorros y beneficios materiales.

Por: C.P.C. Arturo Candelaria Barbosa, integrante de la Comisión de Desarrollo Apoyo al Ejercicio Independiente – Sur del Colegio de Contadores Públicos de México.

Disculpará el amable lector, pero el siguiente concepto no requiere de traducción, se explica por sí solo y proyecta mejor impacto en su lenguaje original: “(KISS) Keep It Simple Stupid = Simplicity is Everything”.

Van a dar las 12:30 hrs. de “X” día de agosto, cuando después de largas, agotadoras y trasnochadas jornadas de trabajo, el departamento de Contabilidad por fin logra emitir con la mejor y más depurada información posible, los estados financieros del cierre anual del ejercicio. Imprimirlos y esmerarse en encuadernar elegantemente los juegos a presentar para el análisis e interpretación por la modesta asamblea anual de Socios de la Compañía “X”, S.A. de C.V., casi 7 meses posteriores al cierre del ejercicio.

Después de repasar la orden del día, toca el turno para que el Contador, previa preparación de sus comentarios, haga la presentación de los logros y de los resultados obtenidos en la economía de la empresa pero; cuál sería su sorpresa y decepción al ser interrumpido por el socio principal para exponer que los puntos de interés se centralizarán en el incremento de los gastos administrativos y en el bottom line – resultado neto del ejercicio-, haciendo a un lado los demás rubros, tanto del balance general como del propio estado de resultados, argumentando que el tiempo asignado para la citada asamblea es contado y breve.

Para entonces, observo cómo se acentúan las ojeras y el desánimo en el rostro de nuestro Contador y, en mi afán de ponerme en sus zapatos, intervengo en mi carácter de Comisario a retomar la sesión y hacer énfasis en que derivado de mi análisis financiero, el excesivo incremento en los costos y gastos administrativos se han debido, en gran medida, a la recién implementación de un complejo, complicado y carísimo programa importado de Contabilidad que va más allá de la capacidad y estructura financiera, aunada a una creciente burocratización interna muy por encima de las actuales necesidades del negocio.

Continúo exponiendo que la adquisición de tan sofisticado software, sus accesorios y su costosa capacitación (en dólares por hora) que incorporan registros por áreas de responsabilidad, centros de costos, hasta 4 niveles en su catálogo de cuentas, etc., no ha sido del total dominio y entendimiento de los distintos actores que le dan seguimiento, es decir, no fue de las mejores decisiones, ya que ha hecho lentos y con permanente retraso los procesos informáticos. Quizá lo más grave de todo es que fuera del área de Contabilidad no hay otros usuarios que se den el tiempo para su investigación y análisis, es decir, simplemente no hay costo-beneficio.

Señores empresarios (PyMEs), se observa en la actualidad un gran desinterés y apatía por prestar más atención cuando se trata de la información financiera confiable y oportuna de sus empresas, que, finalmente, son suyas. Cada vez se manifiesta más el dicho que dicta que el Contador y la Contabilidad son un mal necesario, ya que sólo sirven para pagar impuestos. Tal comportamiento irremediablemente representa dinero, crea incertidumbre y desconfianza, provocando con ello distanciamiento en la comunicación interna y “el amor a la camiseta” por parte del personal administrativo. No es exageración, sencillamente se observa desde la barrera de espectador que esto está latente.

El cobrar conciencia de que habitamos un país sumamente complejo, burocrático y muy caro en todos sus sistemas, los cuales forman parte del código genético (la cultura, usos y costumbres ya son su naturaleza, lo que ahora se conoce como “resonancia mórfica”), y rebasan por mucho a sus actuales formas de vida y estructuras. En consecuencia, si ya es complicado afuera y no lo podemos cambiar, entonces no nos compliquemos adentro. Bien dice el dicho: “Sabio es el que puede vivir en paz con las cosas que no puede cambiar”.

Uno de los grandes logros de las PyMEs ha sido implementar cada vez con mayor sencillez y facilidad, tanto los sistemas de contabilidad y administración, como los distintos procesos y controles internos. En este caso, son más accesibles los de procedencia nacional (no hay justificación ni necesidad de importarlos) y que finalmente provocará importantes ahorros y beneficios materiales. Y aquí es donde se pone de manifiesto y retomamos el contenido de nuestro presente artículo “KISS” (por su título en inglés).

Vaya un reconocimiento para el entonces joven norteamericano Tommy Graves, autor del mismo tema que no es nada novedoso, toda vez que desde el año de 1989 ofreció una serie de conferencias privadas siendo tal el impacto de su contenido que, en lo personal, he conservado en mi mente el mensaje de esta sencilla, pero magistral conferencia. También mi eterno agradecimiento por haber sido invitado a la misma por el Ing. Antonio Laguna González, empresario mexicano ya retirado y a quien recordaré por haber mostrado su constante interés y exigencia, por siempre requerir la información financiera de sus empresas en forma veraz y oportuna, conducta aplicable para la inmensa mayoría de los empresarios.

*Artículo publicado en el portal del periódico El Economista, Comunidad El Empresario.