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Respaldos para áreas contables




Por: L.I. Aldo Alfredo Escalante Reyes. 

¿Sabes lo que es un respaldo? La importancia de esta actividad es muy conocida en todas las empresas, ya que es necesaria para mitigar riesgos.

Existen muchos tipos de respaldos: de energía eléctrica, de información, de procesos, entre otros. Pero, ¿qué es un respaldo? La Real Academia Española lo define como: “Apoyo, protección, garantía”; por consiguiente, un respaldo de información sería una copia de los documentos electrónicos más importantes de un equipo de cómputo, con la finalidad de evitar cualquier pérdida de información en caso de algún incidente o desastre.

En una empresa, se recomienda que existan políticas y procedimientos para esta actividad, la cual se debiera aplicar a todos los usuarios clave de cada proceso de negocio, entre los cuales el área contable es una de las más importantes.

Por ser la información contable de alta criticidad para una empresa, es indispensable contar con procedimientos de respaldo para garantizar que ésta siempre estará disponible.

¿Qué pasaría si el día de mañana, al presentarte a tu trabajo, te dieras cuenta de que se perdió toda la información? Sin duda, esto sería una tragedia, pero si tienes un respaldo al día de la información, sería simplemente un pequeño problema que se arregla en poco tiempo.

¿Tienes dudas en relación con los respaldos? A continuación te respondo algunas preguntas frecuentes al respecto:

a) ¿Qué tipos de respaldos hay? Pueden ser de dos formas:

  • Totales: Por lo regular es la copia de todos los archivos, o una copia integral del equipo en algún tipo de respaldo.
  • Incrementales: De la copia de archivos, solamente se genera la actualización de las modificaciones realizadas entre respaldo y respaldo.

b) ¿Cuánto tiempo tarda en realizarse un respaldo? Esto puede variar dependiendo del tamaño y el tipo de archivos que se guardan, en el caso de respaldar multimedia (fotos, música y videos) el tiempo se incrementa, así que sólo respalda lo indispensable.

c) ¿De qué forma se pueden hacer los respaldos? Existen las siguientes formas:

  • Automático: Realizado mediante herramientas adquiridas por parte de la empresa, de modo que el usuario por lo general no se da cuenta cuando es efectuado.
  • Semiautomático: Realizado mediante herramientas adquiridas por parte de la empresa, las cuales deben ser ejecutadas por el usuario para que se genere el respaldo.
  • Manual: Esto sucede cuando no existen herramientas adquiridas por parte de la empresa, de manera que el usuario necesita generar respaldos para mitigar el riesgo de forma personal.

d) ¿Cuánto tiempo debo guardar la información? Es indispensable considerar la normatividad nacional, dependiendo del giro de la empresa probablemente se tiene que cumplir con las normas locales. En caso del sector financiero, es recomendable tener respaldos de hasta 10 años de antigüedad. Para un área contable se recomienda guardar respaldos por ciclos contables;  cada ciclo es protegido mediante contraseñas guardadas por el encargado del área.

Recomendaciones para la generación de respaldos

En caso de que tu respaldo tenga que ser manual se aconseja lo siguiente:

  • Realizar respaldos cruzados en el área: Por ejemplo, el analista respalda en el equipo del coordinador, el coordinador en el equipo del gerente y el gerente en el del analista.
  • No olvides la confidencialidad, la información contable no debe estar al alcance de todos: Busca que sean respaldos de información con medidas de seguridad lógica y considerando la segregación de funciones.
  • El área contable debe considerar en su agenda un espacio para generar respaldos.
  • Al terminar el respaldo, comprime la información para administrar el espacio de almacenamiento.
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