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Procedimientos de auditoría aplicables en la Contabilidad Electrónica




Por: José de la Fuente Molina, C.P.C. y M.A. 

La Contabilidad Electrónica tiene su origen en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y menciona que las personas que están obligadas a llevar Contabilidad estarán sujetas a lo siguiente:

  • La Contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
  • Los registros contables deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento del CFF y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  • La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
  • Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

La Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada el 19 de agosto de 2014, menciona que:

– La Contabilidad debe llevarse y enviarse en el idioma español.

– La Contabilidad debe tener la posibilidad de generar archivos XML que contengan lo siguiente:

  • Catálogo de cuentas (1)
  • Balanza de comprobación (2)
  • Información de pólizas generadas (3)

(1) Se deberá enviar relacionado con el código agrupador del SAT en enero de 2015.

(2) Se deberá enviar con los saldos iniciales, movimientos y saldos finales de las cuentas de balance, resultados y cuentas de orden mensualmente al SAT en enero de 2015 (julio a diciembre del 2014 al primer nivel)

(3) Se deberá enviar al SAT en enero de 2015 (transacción, cuenta, subcuenta, partida y auxiliares; información necesaria en formato XML para devoluciones o compensaciones de información generada en el 2015). En cada póliza se debe poder identificar el comprobante fiscal digital (CFDI) que soporte la operación; así como las tasas de los impuestos y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del tercero que con el que se tengan operaciones.

¿Recuerdan el caso del año 2000?

Antes de ese año, la mayoría de los sistemas utilizaban únicamente 2 dígitos para identificar el año, entonces tuvo que darse un cambio en los sistemas para que el año se representara en 4 dígitos, dicho cambio generó erogaciones a las empresas; si hacemos una analogía con la Contabilidad Electrónica, las empresas deberán gastar en modificar sus sistemas para que se dé un cabal cumplimiento a las disposiciones fiscales; las empresas deben encontrar el “lado bueno de las cosas”, ya que los cambios solicitados en realidad no aportan un valor agregado para las empresas, salvo que todas las operaciones deberán registrarse antes de los 5 días después de haber celebrado la transacción.

Las empresas que no cuenten con presupuestos asignados para realizar cambios en sus sistemas de cómputo, deberán ser doblemente cuidadosas, ya que la información realizada de forma manual, generará duplicidad en esfuerzos y podría generar que la confiabilidad y precisión en la información se vea mermada y en consecuencia tener una falta de veracidad de la información y un riesgo alto en el incumplimiento de las obligaciones fiscales.

Es por ello que la actividad de auditoría es importante para dar certidumbre en el cumplimiento de estas actividades.

En todos los casos, los procedimientos de auditoría deben estar dirigidos para validar el cumplimiento a las medidas de control interno de:

  • Autorización
  • Procesamiento
  • Verificación y evaluación

Los procedimientos aplicables en la Contabilidad Electrónica:

  • Verificación de procedimientos de consulta diaria a la página del SAT o en su caso al Diario Oficial de la Federación (DOF) para identificar si existen resoluciones de modificaciones que pudieran relacionarse con la Contabilidad Electrónica; así como que se cuente con un calendario en donde se marquen las fechas para el cumplimiento de las obligaciones.
  • En toda la información que se envíe al SAT mediante el archivo XML, el auditor debe verificar que dicho archivo cuente con un proceso de elaboración, verificación y aprobación por parte del personal del área de impuestos y finanzas de la empresa.
  • Verificación que el catálogo de cuentas se encuentre debidamente cruzado y autorizado contra el código agrupador del SAT y tenga las caídas necesarias en el archivo XML.
  • Verificación del sistema de cómputo que genere una balanza de comprobación basada en el código agrupador del SAT y cumpla con los requerimientos necesarios en el archivo XML; así como que ésta se encuentre basada en el marco contable de la empresa y se expresen las cifras en moneda nacional.
  • Asegurarse de que el procesamiento y verificación de transacciones se realice dentro de los 5 días posteriores a la operación.
  • Asegurarse de que el área fiscal cuente con un proceso de revisión de que los comprobantes fiscales digitales (CFDI)  obtenidos y emitidos sean válidos.
  • Comprobación de que todas las operaciones del flujo de efectivo de entrada y salida contengan el folio fiscal de las facturas, así como la identificación de los impuestos y registro federal de contribuyentes de operaciones con un tercero.
  • Verificar que el área de impuestos cuente con la evidencia suficiente con respecto a la obtención de acuses de recibo en el envío de cualquier información entregada al SAT.
  • Verificación de procedimientos de consulta diaria al buzón tributario, ya que mediante este medio el SAT nos hará notificaciones de requerimiento de información.

Es importante que la administración de la empresa esté involucrada con los cambios fiscales, de esta forma apoyará el proceso de implementación en toda la organización.

La Contabilidad Electrónica es un hecho, las empresas deben asimilar que hay cambios en los procesos y forma de registro, los cuales son necesarios para el cumplimiento de objetivos de la entidad. En este sentido, los auditores son las personas idóneas para realizar el monitoreo de los controles y para ayudar a confirmar que las medidas de control interno implementadas sean adecuadas en las circunstancias y que éstas den una seguridad razonable de que los objetivos de la empresa serán alcanzados.

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