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Prevención de fraudes en las empresas




Escrito por: C.P.C. Jorge A. Somerville R.

Recurrentemente vemos que funcionarios y empleados cometen fraudes en las empresas donde prestan sus servicios, siendo los más frecuentes la disposición de efectivo o de bienes asignados para su uso, la substracción de inventarios, uso de tarjetas de crédito para sufragar gastos personales, reembolso de gastos que no corresponden  a la empresa, contratación de diversos seguros personales que paga la compañía, complicidad con proveedores para pago de sobreprecios recibiendo beneficios del proveedor en efectivo o en especie u otorgamiento de descuentos o bonificaciones a clientes o deudores.

Estos fraudes e irregularidades son conocidos por denuncias que otros empleados, o terceros relacionados con la operación de la empresa, presentan, ya que consideran necesario deslindar su responsabilidad de lo que sucede en las áreas donde ellos tienen participación.

Algunas empresas fomentan que los empleados o personas interesadas denuncien las irregularidades de las que tengan conocimiento, por medio de escritos que  pueden ser depositados en buzones en la instalaciones de la empresa, estableciendo una dirección de correo electrónico o contratado servicios en “Centros de Atención Telefónica” (Call Center); indicando siempre que éstas son anónimas o que se garantiza la confidencialidad de sus denuncias, a pesar de que existen denuncias falsas que algunas personas pueden hacer en contra de empleados con quienes han tenido diferencias o no mantienen buena relación.

Las empresas detectan posibles fraudes cuando observan a funcionarios o empleados que gastan más o tienen un estilo de vida que no mantiene relación con su salario, o cuando adquieren propiedades, autos o viajan más de lo normal, es recomendable investigar

Los principios de administración establecen  supervisión y división de funciones,  nunca una sola persona puede estar facultada para disponer de fondos, ha resultado muy frecuente el que una sola persona o funcionario en las empresas tenga las clave que le permiten hacer trasferencias bancarias a través de los sistemas electrónicos que ofrecen los bancos en los últimos años, parece increíble que en muchas organizaciones se de esta situación, pero en la práctica esto sucede, con más frecuencia de lo que se puede pensar,  por lo que se recomienda revisar quiénes son las personas autorizadas y si estas personas sólo pueden hacer transacciones en forma mancomunada para operar los sistemas bancarios.

Es conveniente revisar quiénes son los funcionarios en las empresas que tienen poderes para abrir cuentas bancarias,  ya que se pueden dar casos en los que funcionarios o empleados no autorizados, pudieran abrir cuentas que no son reportadas en la contabilidad de las empresas, cuentas a donde se desvían depósitos provenientes de cobranza a clientes o traspasos de  cualquier otro tipo, de donde son retirados por estos funcionarios para posteriormente reportarse  como cuentas incobrables o cancelarse en la contabilidad sin una investigación adecuada.

Se sugiere que las empresas establezcan un plan de prevención en contra de fraudes que incluya, entre otras cosas:

  • Dividir funciones, no permitir que una sola persona tenga facultades para disponer de bienes o activos de la empresa, en todos los casos se debe contar con la autorización o aprobación de cuando menos dos funcionarios responsables.  Las disposiciones bancarias con cheques o transferencias electrónicas deben ser en todos los casos efectuadas por cuando menos dos personas.
  • Auditar los sistemas de control interno y revisar transacciones recurrentemente. El hecho de que los funcionarios y empleados sepan que son revisados resulta una medida preventiva.

Algunas empresas consideran que por el hecho de  Auditar sus estados Financieros pueden estar confiados respecto de detectar fraudes o malversaciones, es conveniente recordar que el objetivo principal dela Auditoriade Estados Financieros no es detectar fraudes, por lo que es necesario auditar o revisar internamente con profesionistas capacitados para esta función.

*Artículo publicado en el portal electrónico del periódico El Economista, Comunidad El Empresario, el día 5 de septiembre de 2012