auditoria en las empresas

¿Por qué es necesario tener procesos de auditoría?




Por Jorge Alonso Ramírez Vega.

Las empresas necesitan contar con información que les permita conocer si su funcionamiento es efectivo, tanto en los aspectos operativos y como financieros, así como la oportunidad de mejorar los procesos y tomar mejores decisiones. Los procesos de auditoría apoyan en este aspecto primordial para la salud empresarial.

Todos, a lo largo de nuestra vida laboral hemos colaborado en diferentes áreas, sea operativa, finanzas, contabilidad, comercial, o alguna otra, y en todos los casos, seguramente hemos presenciado o nos hemos enterado de la visita del “Auditor Interno”, incluso, del “Auditor Externo”. Probablemente, en todas esas ocasiones nos preguntamos: ¿En qué consiste esa visita? ¿Por qué es importante la visita de un auditor? ¿Por qué existe el área de Auditoría Interna?

A continuación mencionaremos, precisamente, en qué radica la importancia de una auditoría y por qué cuando se lleva a cabo se revisan todos los procesos de una organización, sean operativos o financieros.

La auditoría, como cualquier otra unidad de negocio o departamento, debe tener una estructura, actividades delimitadas, metodologías y, como consecuencia, procesos de negocio que le faciliten cumplir cabalmente con su objetivo.

Actualmente existen metodologías que ayudan a que las actividades del auditor puedan realizarse de manera uniforme y con diferentes niveles de complejidad, para que así pueda determinar las posibilidades de riesgos a que está sujeta una empresa. Un proceso estándar podría dividirse en:

a) Planeación

b) Ejecución

c) Informe

d) Seguimiento

¿Existe un plan estratégico en tu área antes de comenzar el año?

Si tu respuesta es sí, entonces comprenderás que las auditorías requieren una planeación, dado que requieren realizar un diseño específico de revisión para cada unidad o línea de negocio, dependiendo de la importancia sistémica o del nivel de riesgo que represente.

El riesgo se determina de acuerdo con revisiones previas que son consecuencia de errores u omisiones en procedimientos establecidos, que a su vez, podrían provocar pérdidas monetarias para la organización. Posteriormente, integra las actividades a realizar en el área e involucra a los responsables asignados, como resultado de estas actividades se obtiene un Plan de Auditoría.

Ahora bien, el quehacer diario de cualquier integrante de la organización está documentado en políticas y procedimientos establecidos, sea por sana práctica, regulación interna (legal) o regulación externa (regulatorio); durante el proceso de la auditoría denominado Ejecución, se hace una revisión exhaustiva de estos aspectos y así se verifica mediante pruebas selectivas (evaluación de datos estadísticos e información cuantitativa), el cumplimiento de todas las actividades descritas en los manuales de procedimiento; con esto también se mantiene actualizada dicha información para evitar “vicios personales”. La integridad de la revisión debe ejecutarse regularmente con apoyo de las NAGA’s (Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas), que en términos prácticos se refieren a ejercer la labor de manera profesional para evaluar a detalle el funcionamiento de las actividades que tiene la organización.

Al terminar el proceso de ejecución, los auditores tienen que realizar un informe, que invariablemente debe contener la siguiente información:

unidad de negocio auditorías

  • Unidad de Negocio. Breve descripción del área, funciones e integrantes.
  • Alcance. Descripción detallada de actividades y procesos auditados así como la justificación de la revisión.
  • Observaciones y Recomendaciones. Observaciones que señalan desviaciones a los procesos establecidos, y referidos a aspectos legales internos y externos, con su respectivo nivel de riesgo, mismas que implican acciones correctivas, así como fechas posibles de solución (acordadas con los titulares del área).
  • Anexos. Análisis, gráficos y cualquier documento que ayude al entendimiento del responsable.

Por último organización del seguimiento, el cual implica generar cédulas de revisión y monitoreo que permiten la comprobación de las acciones correctivas generadas en el área para su inmediata corrección, en las fechas pactadas, además de evaluar que los cambios implementados corrijan las deficiencias descritas en el informe.

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