Auditoría a recursos humanos

Pasos para una auditoría de Recursos Humanos




Por: Mtra. Rosa Martha Loria

Para que las actividades de recursos humanos en su empresa sean verdaderamente eficientes, es necesario considerar las necesidades y objetivos del personal, y a la vez asegurar que concuerden con los objetivos corporativos, para ello se requiere “evaluar”.

Justamente eso es lo que se pretende con una auditoría de recursos humanos, pues a partir de ella se pueden evaluar, tanto las actividades de administración de personal como su alineación estratégica con los objetivos empresariales, además de conocer su estatus y mejorarlo si es necesario.

Las problemáticas pueden ser más amplias de lo que se puede imaginar y no sólo involucrar al departamento de recursos humanos, por lo que será necesario considerar los siguientes aspectos:

  • Manejo de los procedimientos de personal por parte de jefes inmediatos o directivos.
  • El efecto que estos procedimientos tienen sobre sus trabajadores.
  • Conocer el trabajo del departamento de recursos humanos y cómo se familiarizan con la estrategia organizacional.
  • El grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en relación con los planes estratégicos de su empresa.
  • El modo en que se relacionan con la sociedad en general las estrategias corporativas y las decisiones que se toman a nivel de la cúpula organizacional, ya que afectan de manera directa al departamento de personal.

¿Por dónde empezar?, ¿cuáles son los pasos a seguir?, ¿quién debe realizar la auditoría y que tipo de auditoría se debe emplear?

Empiece por definir los procesos que cubrirá su auditoría, los más comunes son: los sistemas de información en la administración del personal; la planeación de recursos humanos, incluyendo tablas de remplazo y planes de carrera; análisis y descripción de puestos; reclutamiento y selección; capacitación, actualización y profesionalización del personal; evaluación del desempeño y clima laboral; relaciones laborales y auditorías específicas de personal.

Una vez identificados los procesos, es aconsejable seguir algunos pasos:

  1. Defina qué tipo de auditoría es la idónea y qué técnicas empleará.
  2. Identifique al responsable de llevar a cabo la auditoría. Si lo considera conveniente, acuda a un experto externo, siempre y cuando conozca previamente sus inquietudes.
  3. Defina los objetivos que perseguirá la auditoría y hágaselos saber al auditor.
  4. Revise y establezca las políticas y objetivos que se atenderán con la auditoría, de preferencia, junto con el auditor responsable.
  5. Desarrolle conjuntamente con los auditores un plan de acción y si lo requiere, replantee sus objetivos, políticas y procedimientos.
  6. Elabore un calendario de auditorías, es recomendable informar al personal de esta actividad a fin de no afectar la evaluación.
  7. Formule una estrategia de control y seguimiento del plan de acción.
  8. Elabore su informe de Auditoría.

Para definir el tipo de auditoría idónea para la evaluación de las actividades de recursos humanos de su empresa, identifique cuál será la fuente de información y cuáles las técnicas de investigación y recopilación. A continuación encontrará algunos de los tipos de auditoría más comunes:

  • La realizada con enfoque corporativo; que se establece mediante un comité o grupo de trabajo que realizará la auditoría y comparará los procesos con otros de otro departamento, división o empresa, a fin de definir las áreas de desempeño débiles.
  • La que realiza un consultor externo; donde el comité o grupo de trabajo se basa en el diagnóstico o resultados publicados por un experto externo;
  • o un grupo de expertos, con respecto a los parámetros de la industria con los que su empresa puede compararse.
  • La que se realiza con enfoque estadístico; cuando el comité o grupo de trabajo emite estándares estadísticos a partir de los registros existentes (históricos), mediante los cuales evalúa los procesos y programas.
  • La que se efectúa con un enfoque retrospectivo de logros; cuya técnica determina el grado de cumplimento que se tiene en relación con las leyes y disposiciones internas.
  • La que se lleva a cabo con un enfoque por objetivos; en la que el comité evalúa mediante la comparación de resultados y los logros esperados, para detectar las áreas o procesos que requieren una concentración mayor de esfuerzos.

Como se puede observar, es posible emplear uno o más tipos de auditoría para generar un informe según los procesos que se evaluarán y se puede recopilar la información a través de diversas herramientas que se elegirán de acuerdo con el tipo de auditoría que se seleccione, por ejemplo: las entrevistas directas con el personal resultan ser una herramienta con la que se pueden identificar áreas de oportunidad a partir de los comentarios que se reciban.

Otras herramientas son: los sondeos de opinión que ofrecen respuestas directas con la contestación de un cuestionario aplicado al personal del departamento; el análisis histórico, que permite adquirir información esencial sobre la administración de los recursos humanos anteriores a la actual; la técnica de comparación externa, que permite hacer símiles con otras organizaciones o divisiones de la empresa o con información externa de organizaciones industriales o profesionales; y por último, la investigación, en la que se compara un grupo experimental con otro de control dentro del departamento de recursos humanos, ésta última no es del agrado de los directivos por la actitud de rechazo que pudiera darse entre colaboradores al ser juzgado por otro.

También y muy efectivas, están las auditorías de satisfacción de empleados, en las que se aplica una encuesta de opinión sobre los asuntos en observancia, con ellas se adquiere mayor respeto del personal al ser consultado y tomado en cuenta, sobre todo si ven que sus ideas se concretan; y las auditorías internacionales que consisten en determinar las prácticas y actitudes del personal que se originan por tradiciones culturales y las que son susceptibles de modificarse.

Por último, presentamos algunas recomendaciones para la elaboración de su Informe de Auditoría, el cual deberá incluir tanto juicios positivos sobre los logros alcanzados, como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas.

No olvide que cuando un informe considera ambos aspectos, positivo y negativo, logra mayor aceptación. Además, proporciona otros beneficios como:

  • Actitudes de los directivos y el personal en general con respecto al departamento y los servicios que presta.
  • Verificación de los objetivos y planes de cada departamento y áreas de oportunidad.
  • Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades para la toma de decisiones.

La Auditoría de Recursos Humanos integra finalmente una perspectiva global del desempeño de las actividades del departamento y de las dificultades existentes, a fin de contribuir de manera eficiente a la misión de la empresa. Resumiendo, permitirá:

  • Identificar contribuciones del departamento hacia la empresa.
  • Definir funciones y responsabilidades del personal del departamento.
  • Esclarecer los problemas y su importancia crítica.
  • Promover uniformidad en las políticas, procedimientos y prácticas.
  • Garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales e internas.

Así, con la información obtenida de las auditorías, es posible diseñar un plan de acción efectivo para un nuevo periodo de trabajo que se podrá evaluar una vez más en la siguiente auditoría de Recursos Humanos que se decida aplicar.

Síguenos en Facebook

Contenido relacionado: 

Contenido recomendado: