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Normatividad de la Contabilidad Electrónica




C.P. Roberto Colín.

Aún persisten dudas sobre la Contabilidad Electrónica, es por ello que para esclarecer más el tema, en este artículo revisamos fechas, personas obligadas, así como los principales requisitos que establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para cumplir de forma adecuada; asimismo, la normatividad en la materia.

Desde el pasado 1 de julio de 2014, las personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial, están obligados a llevar Contabilidad Electrónica y enviar esta información al SAT.

Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupen, así como la federación, las entidades federativas, los municipios y las instituciones que por ley estén obligadas a entregar al gobierno federal el importe íntegro de su remanente de operación, están exentas de llevar Contabilidad Electrónica, al igual que las personas físicas con actividad empresarial, cuyos ingresos en el ejercicio anterior no hayan excedido de dos millones de pesos y utilicen “Mis cuentas” o se encuentren en el Régimen de Incorporación Fiscal.

Los contribuyentes obligados, deberán generar archivos con extensión .XML con el detalle de la Contabilidad Electrónica conforme a lo establecido en el Anexo 24 de la Segunda resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014.

El envío de la información se tiene que realizar a través del Buzón Tributario con la firma electrónica, en el apartado Contabilidad Electrónica y conforme al calendario siguiente:

  • El catálogo de cuentas deberá enviarse por primera vez junto con la balanza de comprobación y posteriormente, cuando se modifiquen o adicionen las cuentas de mayor o las subcuentas que fueron reportadas.
  • La balanza de comprobación, tratándose de personas morales y personas físicas, dentro los primeros 3 o 5 días hábiles respectivamente, a partir del segundo mes posterior al que corresponde la información y así sucesivamente.
  • En el caso de las pólizas del período y sus auxiliares de cuenta y folios fiscales, el período de cumplimiento inició a partir del 3 de septiembre de 2015 y deberá enviarse a solicitud de la autoridad fiscal.

El principal problema que se ha enfrentado con la Contabilidad Electrónica, es que la mayoría de las empresas no contaba con sistemas que generaran estos archivos electrónicos, lo que les obligó a actualizar sus sistemas o a destinar recursos para migrar a un sistema diferente, de tal forma que hay algunas cuestiones que con frecuencia causan inseguridad jurídica a los contribuyentes, aquí algunos ejemplos:

1. Nivel de envío del catálogo de cuentas y balanza de comprobación

Como mínimo deberán enviarse a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel), excepto cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, pues éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.

2. ¿Cada cuándo se envía el catálogo de cuentas?

Debe enviarse cada vez que se agregue una cuenta mayor o subcuenta a primer nivel, a más tardar al vencimiento de la obligación se tiene que enviar la balanza de comprobación del mes en que se agregó la cuenta mayor o subcuenta a primer nivel.

3. Cuándo sólo tengan cuentas de nivel mayor ¿deberán asociarse a un código agrupador?

Efectivamente, las cuentas de nivel mayor deberán asociarse a nivel de subcuenta nivel 2, del código agrupador del SAT.

4. Si la balanza de comprobación no tuvo movimientos durante el mes ¿se deberá enviar?

Ésta deberá enviarse mensualmente, independientemente de no haber presentado movimientos en el mes.

5. Cuándo se subsanen errores u omisiones, ¿qué plazo se tiene para enviar la balanza de comprobación?

Dentro de los 5 días hábiles posteriores a la modificación de la información contable.

6. En los datos del nodo CFDI, ¿qué monto se debe indicar en el atributo <Monto>, el monto del pago que está realizando el contribuyente al CFDI o el monto del CFDI?

El monto del CFDI.

7.  ¿Se deberán adjuntar a las pólizas los CFDI respectivos?

No, sólo debe identificarse el folio del CFDI y en caso de no tener el soporte documental del comprobante fiscal, no se deberá vincular la póliza con el folio fiscal.

8. ¿Qué pasa con las operaciones en donde no se cuenta con el UUID, debido a que su origen es un CBB?

Dentro de la estructura XSD de pólizas y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales, se podrá relacionar el comprobante nacional que puede ser CBB y/o CFD.

9. Las facilidades que en materia de Contabilidad Electrónica que dieron a conocer en los artículos Tercero y Cuarto Resolutivos de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 18 de diciembre de 2014, ¿sigue resultando aplicable para el ejercicio fiscal de 2015 y subsecuentes?

Los artículos Tercero y Cuarto Resolutivos de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación 18 de diciembre de 2014,  ya consagran un derecho que ha sido adquirido por los contribuyentes y no fenecen con la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, por lo que siguen vigentes, ya que el beneficio otorgado tiene un periodo concreto de aplicación.

10. ¿Cómo se realizan los registros en Contabilidad, si no se identifica el medio de pago en las facturas?

Se podrá utilizar la expresión “NA”, en aquellos casos en que no se pueda identificar el medio de pago. Consultar método de pago.

11. Cuando el contribuyente tiene diversos módulos como gestión de materiales, ventas, distribución, gastos de viaje, etc., por lo que no se puede vincular el UUID directamente en la póliza contable, ¿existe alguna forma de vincular los UUID con la póliza?

Se podrá vincular el UUID con la póliza mediante el reporte auxiliar de folios fiscales conforme a la Regla 2.8.1.4., la cual señala que: “Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24, apartado E.”

12. Con respecto de los Resolutivos Tercero y Cuarto de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, una persona física qué regímenes deberá considerar para la acumulación de los ingresos declarados o que se debieron declarar, para el envío de la información contable en 2016.

Para las personas físicas se deben considerar los ingresos acumulados declarados o que se debieron declarar correspondientes al ejercicio 2013, bajo los regímenes de Actividad empresarial y profesional y arrendamiento, excepto los contribuyentes con deducción ciega. Es decir, los ingresos acumulables declarados o que se debieron de los siguientes regímenes fiscales, no se deberán tomar en cuenta para efectos del parámetro de los 4 millones que se señalan en los citados resolutivos Tercero y Cuarto:

  • Salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado
  • Arrendamiento (Deducción Ciega)
  • Enajenación de bienes
  • Adquisición de bienes
  • Intereses
  • Premios
  • Dividendos
  • Demás Ingresos

Finalmente, es importante señalar que la Suprema Corte de Justicia de la Nación publicó el pasado mes de mayo del año en curso en el Semanario Judicial de la Federación que la obligación de cumplir con la Contabilidad Electrónica es efectiva desde el 9 de mayo pasado, con lo cual se declara la constitucionalidad de la obligación de cumplir con la Contabilidad electrónica.

Así se refiere en específico, a la improcedencia de conceder la suspensión contra el acto de aplicación del artículo 28, fracción III, del Código Fiscal de la Federación, consistente en la obligación de los contribuyentes de llevar en medios electrónicos los registros y asientos contables a los que se refieren las fracciones I y II de tal disposición.

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