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Las ventajas y desventajas de la facturación electrónica




Por CPC Roberto Almaráz González 

En México, estamos acostumbrados a llamar “facturas tradicionales” a aquellas que son impresas en papel por una imprenta con el permiso respectivo. Por tal motivo, la factura electrónica ha causado varias dudas tanto en quienes las expiden como en aquellos que las reciben.

A continuación se mencionan las principales ventajas del uso de la factura electrónica:

  • Al ser generada por medio de tecnología digital, el sello que emite es único e irrepetible, lo cual corrobora su origen y le otorga completa validez.
  • Emite un folio que identifica de manera automática el número de transacción que se realizó, lo que constituye un registro para futuras consultas.
  • El envío se realiza por medio del correo electrónico, de modo que ahorra tiempo y dinero en impresión y se elimina el documento físico, que ocupa espacio y degrada el ambiente. Sin embargo, esto no quiere decir que no pueda imprimirse. En caso de hacerlo, tendrá la misma validez que su versión digital.
  • La información fiscal de cada contribuyente se envía al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de manera electrónica para su revisión, lo que agiliza el trámite de las declaraciones mensuales y anuales.
  • En caso de requerirlo, los clientes podrán verificar si el comprobante recibido es válido o no. Esto a través de una simple consulta en la sección “Validación de certificados digitales” del portal del SAT.

Asimismo:

  • Mejora el servicio al cliente.
  • Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
  • Permite mayor control de documental.

Como se observa, las ventajas son varias. No hay que olvidar que el desarrollo de este formato digital se realizó con la intención de que la seguridad en la expedición de facturas y pagos de impuestos fuera más confiable. La tecnología no está peleada con la eficacia ni con la sencillez al emplearla.

Desventajas para la facturación electrónica

Hablaremos de las desventajas y fallas tecnológicas que pueden entorpecer la facturación electrónica, la cual en realidad constituye un beneficio en un sistema que es utilizado a través de Internet y en cualquier computadora con óptimo mantenimiento:

a) Riesgo de virus: el uso de computadoras y el crecimiento de Internet ha aumentado en proporciones inimaginables y, con ello, el riesgo de que virus ataquen nuestros ordenadores. Esto puede significar pérdida de información o, aún peor, daño total en la computadora o del software de facturación electrónica.

b) Daño en algún componente de la computadora: en este punto, resaltaría el daño al disco duro, ya que con esto se perdería totalmente la información de nuestra facturación electrónica. Una avería en cualquier otro componente generalmente sólo significaría detener nuestra facturación electrónica por un tiempo. En este caso, la recomendación es tener un disco externo y hacer respaldo (generar otra copia y guardarla en otro lugar) de facturas emitidas y recibidas. El hecho de contar con un disco con estas características es un gasto adicional, no contemplado por muchos de los contribuyentes.

c) Actualizaciones costosas: en algunos casos, los softwares nos piden actualizaciones cuando menos dos veces al año, las cuales tampoco son esperados por los contribuyentes que adquieren el programa.

d) Cambio de computadora: adquisición de una máquina con características particulares de configuración, y que, debido a los avances tecnológicos, en poco tiempo será obsoleta. Además, muchos de los contribuyentes han considerado tener una computadora dedicada para uso exclusivo de facturación electrónica y el software correspondiente, lo cual requiere contar con un espacio físico seguro para su resguardo.

e) No permite multiusuario: la gran mayoría de los softwares sólo aceptan un usuario a la vez, lo que limita la generación de facturas; si se desea añadir más usuarios, se debe de pagar por más licencias, lo cual incrementa, una vez más, los costos.

f) Robo: se interrumpe la facturación y, en caso de no realizar respaldos de la información, se pierden los datos contenidos en el equipo.

Por último, hay que mencionar que al principio el software no requería una conexión a Internet, lo cual era una de sus principales ventajas. Sin embargo, en la actualidad, con el nacimiento de los PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), en necesario estar conectado para validar las facturas.

Lo más importante es evaluar las opciones de software que existen en el mercado y elegir el que se adecue a nuestras necesidades y recursos, que cumpla con los requisitos del SAT y ofrezca soporte técnico en cada momento.

 

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