FACTURACIÓN-DIGITAL

La facturación en la era digital




¿Es costosa o es rentable?

Por: Héctor Valencia Morales, MBA. Catedrático de posgrado de la EBC y socio de ASN Consultoría S.C.

En un mundo donde las Tecnologías de la Información están continuamente revolucionando las actividades humanas, han provocado que en la administración y operación de las empresas se extingan algunos equipos que no hace muchos años eran fundamentales, como las máquinas de escribir, los faxes, los proyectores de acetatos o las destructoras de papel.

Cada día se desarrollan nuevas aplicaciones tecnológicas que facilitan la operación empresarial, una de ellas es la facturación electrónica que sustituye al documento tradicional en papel por un archivo digital con la misma validez.

En este tema es importante destacar que la esencia de este esquema de facturación es la firma electrónica, elemento indispensable para poder digitalizar los comprobantes fiscales, la cual tiene validez oficial porque cuenta con el respaldo del SAT; además está regulada por normas internacionales aplicables de forma general, en las Naciones Unidas a través de UN/CEFACT y  recomendaciones como UNeDocs, que hacen que la firma electrónica permita incluso la realización de contratos internacionales a larga distancia.

Se ha polemizado mucho el tema de la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica en México, sus detractores argumentan 2 cosas: que es un mecanismo que le da mayor control fiscalizador a la autoridad tributaria y que es costoso.

Lo primero es verdad, reduce las formas de evasión; pero lo segundo no, hay más ventajas que hacen que el esquema sea rentable como la oportunidad de la información, tanto en la recepción como en el envío.

Otras ventajas:

  • Reducción en tiempos de gestión y elaboración.
  • Ahorro en el gasto de papelería y el beneficio ecológico que implica.
  • Facilidad en los procesos de auditoría e identificación de la información.
  • Seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos y la reducción de los costos asociados a ellos.
  • En general,  el mejoramiento de procesos administrativos más rápidos y eficientes que en todos los casos generan ahorros financieros superiores a los costos por la digitalización.

En mi opinión, la era digital de la humanidad, el uso de las Tecnologías de la Información y en particular la facturación electrónica están contribuyendo sustancialmente a la eficiencia empresarial, viabilizan las transacciones y le dan mayor oportunidad y certeza a la toma de decisiones.

Otro aspecto destacable del sistema de facturación electrónica es que el documento adquiere validez fiscal sólo cuando se efectúa el pago correspondiente, de tal suerte que mientras esto no suceda, no existe ningún riesgo de que alguien dé un mal uso a la factura, antiguamente perder una factura implicaba la necesidad de levantar un acta y dejar antecedentes de que se extravió.

¿Ha beneficio la factura electrónica a tu empresa?