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La contraloría y sus responsabilidades en el control interno




La contraloría brinda información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

¿Qué importancia tiene el control interno dentro de una empresa?

Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de estos recursos empresariales.

El control interno es un proceso que lleva a cabo la administración de una empresa, y consiste en un conjunto de políticas y procedimientos establecidos para garantizar la consecución de los objetivos específicos de la empresa, en los siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros, y cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones que enmarcan la actuación administrativa.

El mejor sistema de control interno es el que no daña las relaciones de la empresa con el cliente y mantiene las relaciones entre el patrón y el empleado en un nivel de alta dignidad humana.

¿De qué se encarga la contraloría dentro del proceso de control interno?

Dentro del proceso de administración de una empresa se tiene que cumplir con los siguientes 4 pasos:

  • Planificación
  • Organización de empresas
  • Economía y dirección
  • Control de gestión

Precisamente el último de los pasos del proceso administrativo es el campo de acción para la contraloría, que se encargará de asegurarse de la gestión de los 3 pasos anteriores, los cuales resultan necesarios en la mayoría de las empresas.

La responsabilidad de la contraloría es brindar información veraz y confiable a la administración, así que su función es estratégica porque en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Entre las principales responsabilidades de la contraloría se pueden destacar las siguientes:

  • Brindar información financiera: Se trata de proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Su misión es servir de base para la toma de decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y operativos.
  • Establecer sistemas y políticas contables: Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas.
  • Mantener el control de costos: Es importante porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse sea el costo. Por ello, se le debe prestar la atención adecuada para que el control de costos sea óptimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa, para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas.
  • Controlar el capital de trabajo: La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo, así como un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. El objetivo principal es encontrar el equilibrio adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.
  • Controlar los proyectos de inversión: Para lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan los mercados y los elementos para financiar los proyectos.
  • Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.
  • Administrar los asuntos fiscales: Uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto valor estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de optimizar la carga fiscal.
  • Proporcionar información financiera a terceros: Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; asimismo, requieren información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

Las mejores prácticas en la contraloría deben verse desde 4 perspectivas: la tecnología, los procesos, la gente y la información, y se le debe dar igual importancia a cada uno de estos elementos. Se debe contar con la tecnología adecuada que soporte las operaciones; los procesos deben ser sencillos, estandarizados y automatizados; es necesario contar con la gente apropiada con visión financiera, conocimiento del negocio, con experiencia y habilidades diferentes, y la información que se produzca debe servir para la toma de decisiones.

En términos generales, la función del área de contraloría administra las operaciones y estrategias mencionadas, y como hemos visto, tiene múltiples responsabilidades y un gran alcance. Asimismo, si una empresa cuenta con una fuerte participación de su área de contraloría, tendrá una ventaja para asegurar el logro de sus objetivos. ¿Tu compañía cuenta con estas características?

Bibliografía: Charry Rodríguez, Alirio, “El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del Estado”, 1a. edición; Boletín 3050, párrafo 6, “Normas y Procedimientos de Auditoría”, IMCP, 27a. edición, 2007; García Martínez, Alfonso, “El contralor, responsabilidad y funciones”, Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.