Contraloría oficial cumplimiento

La Contraloría y el Oficial de cumplimiento




Por C. P. C. Enrique Monroy.

“Podemos considerar que el Contralor son los ojos y las manos del administrador de la entidad, en materia de evaluación y establecimiento del sistema de control interno integral”.

La función esencial de una Contraloría es monitorear y garantizar la existencia de un control interno integral enfocado a la consecución de los diferentes objetivos de la organización, sin perder de vista que la responsabilidad primaria en materia de diseño y ejecución del sistema de control, es de los “dueños de los procesos”.

Una de las responsabilidades más relevantes para las personas encargadas de llevar las riendas de una organización es la de garantizar el efectivo funcionamiento del sistema de control interno, en el entendido de que el control interno (bajo la metodología COSO) debe contribuir a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías:

  1. Eficacia y eficiencia de las operaciones; esta categoría también incluye la salvaguarda de los activos, tanto físicos como intangibles, refiriéndonos a la información que radica en diferentes dispositivos informáticos.
  2. Integridad, exactitud y validez de la información; tanto de uso externo como interno.
  3. Cumplimiento; tanto con las regulaciones aplicables, como con los lineamientos internos.

Podemos mencionar como las tareas de monitoreo más relevantes a desempeñar por la Contraloría las siguientes:

  1. Vigilar la conciliación entre los sistemas de información operativa con los registros contables.
  2. Examinar que la contabilidad cumpla con las normas de información financiera aplicables.
  3. Revisar el ambiente regulatorio, incluyendo sus cambios (cada vez más frecuentes), con el fin de asegurar que la entidad cumpla con la normatividad en tiempo y forma, evitando así gastos, multas u otras consecuencias que pudieran afectar su operación, sus finanzas, y hasta su reputación.
  4. Asegurar que se cumplen los términos establecidos en los contratos que formalizan la relación con terceros, tales como clientes o proveedores.
  5. Garantizar la salvaguarda de los activos, validando que los bienes se protegen de robo o mal uso y que siempre se encuentran disponibles en óptimas condiciones. Uno de los retos más relevantes que han surgido para el área de contraloría con la evolución tecnológica, es el garantizar y fortalecer la seguridad de la información, en respuesta a las diferentes amenazas que hoy acechan a las organizaciones. Ejemplo de lo anterior son los ciberriesgos, para aquellas empresas que tienen conectividad o canales de comunicación con el público vía web. El “internet de las cosas” (IoT) también conlleva estos riesgos crecientes.
  6. Probar que la operación organizacional sea efectiva validando la eficiencia de los procesos y que el producto o servicio que se genera cumple con los parámetros establecidos para la satisfacción de los diferentes clientes que pueden ser internos o externos.
  7. Verificar la existencia y efectividad de los planes de continuidad (BCP) y de recuperación ante desastres (DRP) con el fin de garantizar la continuidad de las operaciones.
  8. Evaluar los controles preventivos y detectivos diseñados para evitar, inhibir y evidenciar las actividades fraudulentas.

De esta forma, el papel del Contralor se considera esencial para que la entidad cumpla con sus diferentes objetivos estratégicos.

Un ambiente cambiante, en donde los riesgos además de diversos y dinámicos crecen en magnitud, exige la existencia de una función de Contraloría que entienda de los negocios y los potencie. Esto, incrementa el nivel de exigencia al Contralor, por lo que el perfil para cubrir esta función, en términos de experiencia y educación formal, es cada vez más integral requiriéndose el conocimiento de diversas funciones y el dominio de diferentes disciplinas.

Es importante recalcar que la Contraloría evalúa el Control Interno en todas sus dimensiones, no obstante que el responsable primario de la mitigación de riesgos a través del funcionamiento efectivo del sistema de control interno, siempre será el “dueño del proceso o de la actividad”.

El Oficial de Cumplimiento

Por otra parte, resulta relevante destacar que la figura especializada llamada “Oficial de Cumplimiento”, término proveniente del inglés “Compliance Officer”, fue originalmente diseñada para garantizar el “objetivo de cumplimiento” antes señalado. A esta figura también se le conoce como el “Contralor Normativo”.

   Sin embargo, se entiende que el “Oficial de Cumplimiento” se dedica a garantizar el cumplimiento específico de la normatividad, en materia de “prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo”.

   Esto, debido a que los reguladores financieros (CNBV y CNSF) y la autoridad Fiscal (SAT) han llamado (en la normativa) “Oficial de Cumplimiento” al responsable de garantizar que se cumplan dichas regulaciones (PLD/FT), en las entidades en que aplique el marco de ley correspondiente. Vale la pena reflexionar entonces en cuestiones como:

  • ¿Nuestro sistema de control interno es integral y considera formalmente los diferentes objetivos de control?
  • ¿Contamos con una contraloría que actúa bajo las mejores prácticas, que apoya preventivamente a los diferentes procesos de soporte y de negocio en materia de control interno?
  • ¿Nuestra función de Contraloría está encaminada a brindar el valor agregado esperado o aún tiene mucho margen de mejora?

Dar respuesta efectiva a estos cuestionamientos y realizar las modificaciones necesarias en los procesos que así lo ameriten, permitirá que se trabaje con un efectivo control interno integral.

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