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La Contabilidad y su envío electrónico




Por: Jessica Valdivia Román, C.P.C. y M. en C. 

Hoy en día nos enfrentamos a un nuevo reto llamado Contabilidad Electrónica y el envío de ésta a través de medios electrónicos a las autoridades fiscales, lo cual implica la adaptación de políticas y sistemas de registro contable para dar cumplimiento a este requerimiento al que se está obligado desde el pasado 1 de julio de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 transitorio de la Resolución Miscelánea para 2014.

La Contabilidad Electrónica es un requerimiento fiscal, más no contable; sin embargo, en este caso, trasciende y se convierte en un asunto contable con fines fiscales, ya que involucra la operación de actividades diarias.

Por otra parte, el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece quiénes son las personas, de acuerdo con las disposiciones fiscales, que están obligadas a llevar Contabilidad y se establece en los siguientes puntos:

I.  La Contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la Contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la Contabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria (SAT), los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.

II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.

III. Los registros o asientos que integran la Contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

Además, en su fracción III establece lo siguiente:

Los registros y asientos contables de todos los contribuyentes deben ser registrados en medios electrónicos y permanecen en el domicilio fiscal del contribuyente y que de forma mensual la información contable deberá ser ingresada en el portal del SAT, de conformidad con las reglas de carácter general.

¿Cómo se envía al SAT la Contabilidad Electrónica?

El procedimiento es primero contar con la Firma Electrónica activa y vigente (FIEL), contar con el (los) archivo (s) XML con formato de comprensión, ZIP con la nomenclatura establecida, contar con el acceso a Internet para realizar el envío.

Una vez que el contribuyente tenga los archivos ZIP, deberá ingresar a la página del SAT y vía Buzón Tributario seleccionar la opción de Contabilidad Electrónica. Para ingresar, deberá autentificarse con su Firma Electrónica (FIEL), seleccionar el tipo de información a enviar y seleccionar el archivo, así como los datos generales relacionados con el mismo y firmar su envío, la información se procesará y posteriormente podrá ingresar a la consulta de acuses para verificar si su información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.

De todo lo anterior, podemos decir que es evidente que debemos de tomar las medidas necesarias para adecuar los sistemas informáticos y políticas contables, con el fin de estar en posibilidades de cumplir en tiempo y forma con las nuevas disposiciones fiscales. Sin embargo, también debemos mencionar que nos enfrentaremos a diversas  limitaciones

Lo anterior nos invita a reflexionar que en estos momentos de transición seguramente se hará manifiesta la resistencia al cambio por factores culturales, así como por el desconocimiento sobre el tema.

Por tanto, es imperativo romper estos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a dar cumplimiento con las disposiciones fiscales.

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