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Herramientas de apoyo para el asistente contable y administrativo




Esta es la oportunidad de que conozcas las herramientas mínimas necesarias para comprender el mundo dinámico de la Contabilidad y su gran alcance en áreas de oportunidad.

Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

Pero, ¿tiene algún sentido conocer las herramientas contables?

En la economía actual, la apertura de nuevas fuentes de empleo implica el conocimiento de ciertas áreas, aunque no sea un conocimiento especializado. De acuerdo con nuestro perfil, podemos llegar a ocupar una vacante laboral con las habilidades generales que se requieren para el puesto. Por ejemplo, los puestos de asistente no requieren especialización, pero sí un conocimiento somero de los ramos correspondientes para ejecutar las funciones diarias relacionadas.

El área contable y administrativa depende en gran medida de los asistentes, y es que una de las cualidades que tiene dicha materia profesional es que los asistentes pueden realizar una gran cantidad de las actividades necesarias.

¿Qué necesitan conocer dichos asistentes?

La Contabilidad tiene varias áreas o ramas de estudio, tales como:

  • La Contabilidad financiera, que se dedica a los sistemas de información que expresan las transacciones de una empresa en términos cualitativos y monetarios, con el fin de proporcionar información útil y segura a los usuarios externos de la organización.
  • La Contabilidad administrativa, que se dedica a los sistemas de información al servicio de las necesidades internas de la organización, para facilitar la planeación, el control y la toma de decisiones.
  • La Contabilidad fiscal, que se dedica a los sistemas de información organizada para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la empresa.

Aunque los asistentes no sean especialistas en dichas ramas o áreas, pueden comprender y realizar actividades de cualquiera de ellas, así que necesitan herramientas que puedan utilizar para colaborar con cualquier rama.

Una de las principales herramientas es la Mecánica Contable, que incluye los fundamentos básicos de la Contabilidad, el cargo y el abono, la integración y el concepto de las cuentas, y su manejo en los estados financieros.

Otro de los puntos importantes es el manejo de las cuentas del estado financiero principal, el balance general, en donde el manejo de la caja y los bancos es fundamental, y no sólo nos referimos a su registro, sino también a la administración del efectivo y de las cuentas bancarias de los clientes y de los proveedores, que representan el inicio de cualquier operación para cualquier patrón.

Y ya que hablamos de clientes y proveedores, debemos mencionar las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, que son fundamentales para el flujo de efectivo y la recuperación de recursos, ya que en algunos momentos la empresa requiere y utiliza sus activos líquidos a través de las cuentas por pagar, principalmente si la cobranza no tiene los resultados esperados.

Otro punto importante es el manejo de inventarios. Para las empresas que venden mercancía, el manejo correcto del inventario y almacén se traduce en ahorros significativos de costos. Sobre todo, la correcta distribución y logística de dichos productos son indispensables para ponerlos al alcance del consumidor.

Una de las herramientas que se ha vuelto relevantes en la actualidad es la administración del activo fijo de la empresa, especialmente si este activo fijo es parte del capital de trabajo permanente o parte de la principal actividad generadora de ingresos para la empresa.

¿Cuál sería el costo de oportunidad si no se cuenta con dichas herramientas?

Recordemos que el costo de oportunidad se entiende como aquel costo en que se incurre al tomar una decisión y no otra. Es aquel valor o utilidad que se sacrifica por elegir una alternativa A y despreciar una alternativa B. Tomar un camino significa que se renuncia al beneficio que ofrece el camino descartado; por lo tanto, para el asistente, el costo de no contar con dichas herramientas se puede traducir en lo siguiente:

  • Falta de las habilidades necesarias para cubrir las actividades de cualquier rama de la Contabilidad.
  • Vulnerabilidad en la plaza laboral, ya que la actualización y el conocimiento de las nuevas herramientas es parte fundamental para las nuevas generaciones.
  • Desarrollo profesional limitado sin visión de crecimiento.

De acuerdo con lo anterior, el papel del asistente no debe limitarse a cumplir con los objetivos de la empresa, sino que debe volverse fundamental para cumplir con todas y cada una de las actividades que se planteen.