¿Es el área de Recursos Humanos o Finanzas la ideal para llevar una nómina?

CP Lourdes Pastor Farill.

Una nómina es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y deducciones. La nómina es relevante en la contabilidad financiera de una empresa, porque afecta significativamente al ingreso neto de las organizaciones  y porque está sujeta a leyes y reglamentos.

Asimismo, funciona como motivación para los empleados, toda vez que se realiza con precisión y oportunidad.  Sin embargo, en ocasiones se tiene el dilema al definir qué área, al interior de una empresa, debe ser la responsable de elaborarla, si el área de Recursos Humanos o la de Finanzas.

El área de Recursos Humanos es quién se encarga de la contratación y tener los expedientes completos de los trabajadores. Establece los sueldos, bonos, compensaciones, vacaciones, etc. Y lleva un registro de cada uno de los integrantes de la planta laboral.

El área de finanzas se encarga de hacer los cálculos de los sueldos, retenciones de impuestos, préstamos, créditos INFONAVIT, etc. y el consiguiente pago.

Tanto el área de Recursos Humanos como la de Finanzas, son instancias complementarias que, lejos de rivalizar por la nómina, y al igual que otras áreas de la empresa, deben de trabajar en conjunto.

La nómina no es únicamente responsabilidad de un área, puesto que en ella se incluyen todas las áreas de la empresa y todas deben de reportar las incidencias que se presenten con los trabajadores.

A manera de guía demostrativa y no limitativa, estas serían las responsabilidades de cada una de ellas:

El área de Recursos Humanos debe llevar un expediente de cada trabajador, guardar y tener los avisos informativos del IMSS e INFONAVIT.

A su vez, cada una de las áreas debe pasar la información de sus nóminas con reporte de incidencias, como faltas, incapacidades, horas extras, descuentos, vacaciones, etc. al área de Recursos Humanos.

El área de Finanzas por su parte, con la información mencionada, debe calcular el salario neto de cada trabajador, considerando las retenciones debidas y el pago correspondiente, aparte de elaborar y guardar los recibos electrónicos por sueldos y salarios, así como comprobantes de pago. Para ello es necesario que se le entere de los avisos de INFONAVIT e IMSS a fin de que se incluya el cálculo de retenciones correspondientes.

El área de Finanzas,  y específicamente de contabilidad, debe tener un control sobre los conceptos de los pagos y retenciones de impuestos que se llevan a cabo, ya que en febrero se debe de realizar la declaración informativa de las retenciones efectuadas durante el año anterior.

INFONAVITDe igual forma, como suele ser laborioso y costoso el no tener actualizadas las retenciones ante el Seguro Social e , es necesaria la cooperación entre todas las áreas para tener la documentación en orden y facilitar  la elaboración de reportes y declaraciones, además de enlazar los software de nómina que existen, con los paquetes contables para la presentación de las declaraciones informativas.

Como podemos observar, en una empresa lo que buscamos es sumar esfuerzos, un trabajo en equipo de todas y cada una de las áreas, porque si alguna no realiza su trabajo no se pueden obtener los resultados planteados o las metas fijadas.

Lo mismo sucede con el pago de la nómina, tiene que ser un trabajo conjunto y no duplicado, en el que todas las áreas ponen de su parte en cuanto a la fijación de horas y reportes de incidencias, de manera que los trabajadores, que son el recurso más valioso de la empresa, puedan obtener la retribución justa por el esfuerzo realizado en el periodo correspondiente.

Al final de cuentas, la forma en que habrán de complementarse dichas áreas laborales, dependen de una certera y sólida planificación estratégica que permita a las empresas llevar una administración adecuada y eficaz de acuerdo con la consecución de sus metas.

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