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El inventario: tumor financiero de las PyMEs




El inventario es el activo más caro, pero no tenerlo pone a una empresa en riesgo de frenar la producción o negar ventas.

Por: MBA Héctor Valencia Morales, profesor de posgrado de la EBC y director de ASN Consultoría.

Todos los activos de una empresa son inversiones que provienen de costosas fuentes de recursos, así que las empresas no pueden darse el lujo de mantener sus inversiones como activos improductivos. Existe un activo que exige un verdadero reto administrativo: el inventario.

No hay activo más costoso que el inventario, pues, por un lado, el ocioso hecho de mantener dinero convertido en productos dentro de una bodega durante un tiempo considerable implica un alto valor financiero; por otro, el tener inventario genera gastos relativos a su administración, control, conservación, manejo, seguridad, etc., ya sin mencionar los costos asociados con el proceso de compra y recepción del mismo.

Y entonces uno naturalmente podría preguntarse: “¿y para que tenerlo si es tan costoso?”. No contar con un inventario suele ser aún más caro, porque las empresas corren el riesgo de tener que frenar su producción cuando el inventario se compone de la materia prima, o de negar ventas por un exceso de demanda cuando el inventario está compuesto por el producto terminado.

Para las empresas, el inventario es un mal necesario y, por lo tanto, deben asumir los costos que en su mayoría son directamente proporcionales al volumen almacenado; pero con ello evitan tanto el desabasto como las pérdidas de ventas, utilidades, clientes y mercado.

Entonces, el reto administrativo exige que un equipo de compradores comprendan que su función no es obtener buenos precios, sino mantener una cantidad equilibrada de inventario que permita satisfacer plenamente la demanda a la menor expresión de volumen posible.

El arte del negocio está en la compra, no en la venta

Cuando dentro de los inventarios se manejan diversos productos y cada uno tiene rotaciones distintas, el cálculo de la existencia y el equilibrio de los mismos es la clave para lograr que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo, y con ello se inviertan menos recursos en este activo, lo cual minimiza los costos y permite satisfacer plenamente la demanda.

Para las PyMEs, esto es difícil de comprender. La preocupación común es el riesgo de tener que negar ventas, así que llenan la bodega. Esto explica por qué un factor común en la pequeñas empresas es la falta de liquidez: su tiempo promedio de rotación de inventarios llega a ser de hasta 9 meses.

Parecería lógico pensar que esos niveles de inventario dan la tranquilidad de que no habrá necesidad de negar ventas, pero no es así. Recordemos que no es suficiente con que haya una gran cantidad de cierto artículo, sino que debe haber equilibrio. Un problema frecuente es que haya existencias de un producto pero haga falta otro, de tal suerte que a pesar de la gran cantidad de inventario, la empresa se sigue viendo en la necesidad de negar ventas, y además tiene que asumir costos de almacenaje excesivos y refleja niveles de ociosidad de capital de trabajo.

Según la realidad anterior, el inventario se convierte en “el tumor financiero de las PyMEs”, un tumor maligno que puede ser mortal. Existen empresas que duran años sin ser rentables e incluso tienen pérdidas, pero subsisten; sin embargo, sin liquidez es casi imposible aguantar incluso un par de años.