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El fraude ocupacional en las Pymes




Explicamos el fraude cometido por los empleados y damos claves de control para prevenirlo y detectarlo.

Por: C.P.C. Catalina Mejía Balcazar, integrante de la Comisión de Desarrollo Auditoría–Bosques del Colegio de Contadores Públicos de México.

El fraude, en un término amplio, significa cualquier tipo de engaño con el objetivo de obtener un beneficio personal en perjuicio de otro. Explicaremos el tipo de fraude más común en nuestro país, el perpetuado por los empleados, así como algunos elementos claves de control para aumentar la capacidad de prevenir y detectar fraudes.

El fraude cometido por los empleados es el “fraude ocupacional”, el cual se define como: “El uso de la propia ocupación para obtener un enriquecimiento personal a través del mal uso o el uso indebido de los recursos o activos de la organización empleadora”. Categorías principales [1]:

  • Esquemas de malversación o apropiación indebida de activos (robo o mal uso de los activos: robar dinero, presentar facturas fraudulentas o reportar gastos inflados).
  • Esquemas de corrupción (uso de su influencia en una transacción comercial, de modo que viola su deber con el empleador: sobornos y conflicto de intereses).
  • Esquema de fraude en estados financieros (registro erróneo contable intencional: sobrevaluación de activos y subvaluación de pasivos).

Debido a la limitación de recursos, las Pymes pueden ser especialmente vulnerables ante las pérdidas provocadas por el fraude ocupacional. En algunas ocasiones, el empresario considera como un gasto no justificado la implementación del área de Control Interno y/o de Auditoría Interna debido a su costo.

Sin embargo, existen otras medidas antifraude que pueden ser aplicables a un costo razonable y, lo más importante, es que pueden disminuir el riesgo de fraude.

A continuación, un listado de elementos claves de control, el cual no pretende abarcar todas las posibilidades, sin embargo, resulta muy útil en la protección del patrimonio familiar:

  1. Ser un empresario escéptico, esto permitirá evaluar objetivamente al personal y la información que le proporcionen.
  2. Auditoría Externa de Estados Financieros y evaluar el costo beneficio de la creación del Departamento de Auditoría Interna y/o Control Interno.
  3. Promover el cumplimiento de un Código de Conducta, predicar con el ejemplo y no dejar que la cultura de la empresa se forme por sí sola.
  4. Apego a leyes y reglamentos aplicables a su industria.
  5. Políticas antifraude, que incluyan la capacitación a los empleados, incumplimiento, prohibición de recibir obsequios y gratificaciones que pongan en riesgo un potencial conflicto de intereses.
  6. Segregación de funciones, donde ningún empleado debe controlar una transacción financiera de principio a fin, implemente la mancomunación de firmas, etc.
  7. Control de acceso restringido a su sistema contable y operativo.
  8. Un sistema de denuncias por medio de buzones de quejas y sugerencias, línea de denuncia anónima para empleados, clientes y proveedores.
  9. Control de personal que permita conocer los antecedentes de los empleados y su grado de conformidad en el trabajo.
  10. Vacaciones obligatorias del personal, y aprovechar este periodo para que un tercero revise las actividades y busque algún indicio de fraude, por ejemplo, del Contador.

Finalmente, si bien es cierto que ningún control garantiza que no se cometa un fraude, es muy importante considerar que el grado de tolerancia al riesgo y el inadecuado uso del Control Interno en los niveles superiores, es lo que más puede facilitar que se cometa un fraude en las empresas. Este problema puede ocasionar la pérdida de la confianza en las Pymes, lo que puede afectar su reputación y permanencia en el mercado.

Si se sospecha que se está cometiendo un fraude, se debe considerar la contratación de un auditor forense.

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[1] Reporte a las Naciones sobre el abuso y el fraude ocupacional, estudio global sobre fraude/Association of Certified Fraud Examiners, ACFE 2012.