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El fraude en la empresa por la falta de controles




Por: José de la Fuente Molina, C.P.C. y M.A.

Los fraudes son actividades mal intencionadas realizadas por personas que engañan, falsifican, mienten y omiten cosas o actividades con la finalidad de obtener un beneficio personal (económico) en perjuicio de un tercero, en este caso las empresas.

Te has preguntado ¿en qué momento se inician los fraudes?. Los fraudes se inician en el momento en que las empresas no cuentan con un adecuado análisis de riesgo que repercute en controles internos mal diseñados, mal definidos y mal monitoreados por la administración de la organización.

Un sistema de control interno débil abrirá una coyuntura en donde las empresas se colocan en un estado de vulnerabilidad y son propensas a que la ataquen los fraudes.

El número de casos de fraudes en las empresas son inversamente proporcionales al impacto económico en que se incurren; para poder explicarlo, imagínate que en una pirámide colocamos a los fraudes, podríamos observar que en la base se encontrarían el mayor número de casos de fraudes con menor impacto económico y en la punta podríamos tener una menor cantidad de fraudes pero con un mayor impacto económico.

Un ejemplo de la base de la pirámide podrían ser los robos hormiga de los almacenes, quizá son muchos casos pero de poca cuantía de forma individual (bastante a nivel total); y un ejemplo de la cima de la pirámide sería el caso de la empresa energética ENRON, en donde la manipulación de la información financiera hecha por los directivos de la empresa evidentemente era de mucha cuantía.

Los controles internos deben estar diseñados para cubrir contingencias provocadas por personas externas e internas, siendo éstas últimas el mayor número de casos en los fraudes en las empresas.

Hay muchos casos de fraudes realizados por personas externas; por ejemplo, cuando proporcionan información financiera falsa para el otorgamiento de líneas de crédito; el control interno en estos casos sería que para poder otorgar créditos, las primeras compras deberían ser de contado, solicitar y confirmar referencias bancarias y comerciales, cruzar su información financiera contra su declaración anual de impuestos, visitas a sus instalaciones, su antigüedad y permanencia en el mercado, la elaboración de análisis financiero; con estas medidas de control interno, la posibilidad de fraude se lleva a un nivel bajo. Otro ejemplo sería cuando un proveedor no entrega a la empresa los productos que fueron cotizados en cuanto a cantidad o calidad de los mismos.

Factores que ayudan a fomentar un fraude interno

  • Falta de un ambiente de control ético sin códigos de conducta: La administración de la empresa debe ser la más preocupada en permear a toda la organización un ambiente ético en donde no se permitan casos de falta de probidad por los empleados mediante la aplicación de códigos.
  • Falta de análisis de riesgos por parte de la administración de la empresa: La administración de la empresa debe de realizar un estudio completo de todas las operaciones de la organización, en donde identifique riesgos y con ellos la revisión del control interno, identificando si los mismos son excesivos, suficientes o nulos.
  • Falta de una adecuada división de funciones en los organigramas: Evitar que las personas sean juez y parte en las operaciones que realizan.
  • Falta de mecanismos de supervisión a las actividades de la operación: Definición de indicadores de gestión o creación de listado de actividades a realizar (check list), en donde se confirme que las actividades de control se han llevado a cabo.
  • Pólizas de ajustes de emergencia a final del mes: Analizar todos los ajustes realizados cuando los periodos ya se encuentren cerrados y la verificación documental a los ajustes de gran cuantía que tengan por objeto beneficiar o perjudicar el resultado del mes.
  • Metas y objetivos muy agresivos para la obtención de bonos o beneficios: Por ejemplo, crecimiento de facturación muy por arriba de la media de la industria solicitado a la fuerza de ventas; o en su caso, la obtención de contribuciones marginales agresivas.
  • Personal sin experiencia: Personas no correctas en el puesto no correcto.
  • Personal con demasiado tiempo en su puesto: Falta de interés en las actividades de control interno y en su caso, el conocimiento a las debilidades de control.
  • Personal que no toma vacaciones ni descansos: Principal característica de personas que cometen fraudes en las empresas.
  • Crecimientos acelerados sin planeación: Aprovechamiento para la generación de fraudes; se puede ejemplificar con la frase “a río revuelto, ganancia de pescadores”.
  • Sistemas de cómputo vulnerables, sin mantenimiento: Los sistemas de cómputo deben estar blindados para tener la certidumbre de que no se cometan fraudes; por ejemplo, que sólo personas autorizadas puedan hacer movimientos, procesen datos y obtengan reportes; esto es que sólo personas de nóminas puedan manipular cambio de salarios, o personas de cuentas por pagar puedan cambiar fechas para pago a proveedores.
  • Sistema de firmas mancomunadas en papel o electrónicas en bancos: Regla de oro en la tesorería para sólo autorizar operaciones que se encuentran debidamente autorizadas y documentadas.
  • Deliberada falta de cumplimiento a leyes y reglamentos: La omisión de obligaciones es otra característica que identifica que puede haber un fraude en la empresa.
  • Tendencia de operaciones con ciertos proveedores: Identificación de la determinación de la importancia relativa en la totalidad de las transacciones específicamente con ciertos proveedores.

Ahora bien, existen dos tipos de reacciones cuando las empresas detectan un fraude:

  1. No hacer nada; esto lo realizan principalmente para no causar “ruido” entre los empleados, clientes y proveedores; evidentemente demostraría que la empresa es débil y la haría más inerme a las malversaciones o podría generar mal imagen a la organización.
  2. Por el lado contrario, otras empresas deciden hacer un “gran circo” de la situación para manifestarle a todos los empleados, clientes y proveedores que la empresa no tolerará ese tipo de actitudes.

En ambos casos se necesita contar con un protocolo de actuación (procedimiento) para manejar las cosas de una forma correcta con asesoría del departamento jurídico de la empresa, ya que el fraude es un delito el cual puede denunciarse ante las autoridades y las consecuencias legales para quien lo comete, basado en el importe del fraude, podría privarlo de la libertad.

Puedo afirmar que la mayoría de las empresas han sufrido fraudes internos y externos, principalmente por la falta de controles internos o en el caso de contar con ellos, por la falta de monitoreo del mismo. La mejor forma de evitar fraudes es contar con sistemas de cruce de información, en donde se puedan comprobar que las cifras son las mismas para todos, en donde la evidencia documental sea la que marque la pauta para el registro, en donde la adecuada división de funciones sea un común denominador en las operaciones de la empresa, en donde la aplicación de códigos de ética y de conducta sean permeados a la organización y donde se capacite y rote en actividades al personal de manera frecuente; es muy importante que todas las personas tomen vacaciones y que se tengan personas dentro de la organización que sepan hacer las actividades de sus colegas, ya que en esas acciones es donde se han detectado fraudes.

Hay que estar siempre atentos y fomentar el uso de auditoría para el monitoreo de las actividades de control con el propósito de disminuir al mínimo posible la aparición de fraudes en las empresas.

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