Los efectos de la facturación electrónica

El efecto de la facturación electrónica en los procesos internos de las entidades




Conoce los beneficios de adoptar este sistema en el capital humano, la logística y los clientes de una empresa.

Por: C.P.C. y M. en C. Jessica Valdivia Román

Esta vez elegimos el tema más sonado en cuestiones fiscales en México: la facturación electrónica. Seguramente ya habrás escuchado un poco sobre el asunto, y probablemente ya formes parte de los contribuyentes que utilizan este sistema. Con el objeto de facilitar a las empresas el proceso de facturación se estableció en nuestro país la facturación electrónica. Este esquema consiste en producir el comprobante fiscal en un formato digital que cuenta con los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) (RMF “Anexo 20”), respecto a la forma y el contenido necesarios para tener validez fiscal, lo cual garantiza la integridad y autenticidad del documento.

La facturación electrónica es el proceso de transferencia de facturas que el emisor envía al receptor con medios electrónicos y telemáticos. Los requisitos para adoptar este nuevo esquema se pueden consultar aquí

Para evaluar el efecto general que tiene la facturación electrónica en los procesos internos de las entidades, podemos partir del comportamiento de las siguientes variables:

Efectos de la facturación electrónica en los procesos internos

Capital humano

  • Reduce la carga administrativa de los operadores y las tareas de mensajería para hacer llegar al cliente las facturas.
  • Facilita la resolución de conflictos relacionados con posibles errores en los datos de los clientes.
  • Permite actualizar y desarrollar habilidades en el uso de las tecnologías, lo cual motiva al personal a digitalizar otros documentos a través de software reconocido.
  • Crea conciencia en torno al cuidado del medio ambiente, pues hace frente a las necesidades en materia de facturación sin utilizar el papel de forma indiscriminada.

Logística

  • Permite emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos.
  • Reduce los retrasos en el tiempo de cobranza (pues evita los pretextos para programar los pagos).
  • Genera archivos automatizados que sirven de apoyo a la gestión documental y agilizan las tareas de búsqueda y recuperación de un documento de forma electrónica.
  • Facilita los procesos de auditoría.
  • Optimiza el uso de espacios, pues no requiere que se asignen áreas destinadas al archivo de documentos.

Cliente

  • Recibe la factura en su cuenta de correo electrónico en unos minutos.
  • Obtiene mayor seguridad que con los comprobantes impresos, ya que las facturas electrónicas no se pueden duplicar ni falsificar.
  • Se reducen los procesos, lo cual implica mayor tiempo para atenderlo.
  • Mejora la imagen de la empresa ante sus ojos, pues disfruta los beneficios de un proceso moderno, ecológico y eficiente.

Además, la facturación electrónica reduce los gastos administrativos, pues los siguientes trámites se vuelven innecesarios:

a)      La preparación y el manejo del archivo en papel.

b)      Los gastos de mensajería en que se incurre con la entrega de las facturas.

c)       Los costos operativos relacionados con el manejo y la distribución de espacios dedicados al archivo.

d)      Los costos de operación relacionados con la recepción de los productos, los servicios y las facturas correspondientes, etc.

Es evidente que cada vez más contribuyentes cambiarán al sistema de facturación electrónica, no sólo por los ahorros señalados sino también por la seguridad y las mejoras operativas que obtendrán las entidades, las cuales repercutirán en la confiabilidad del fisco, de los accionistas y los inversionistas.

No obstante, al hablar del efecto de este nuevo sistema, también debemos abordar sus limitantes. En estos momentos de transición, seguramente se tendrán que utilizar los 2 sistemas de facturación, el electrónico y el tradicional. En el paso del sistema tradicional de uso del papel (con sello y firma) al sistema de facturación electrónica se hará manifiesta la resistencia al cambio, tanto por factores culturales como por el desconocimiento de las razones por las que se debe cambiar de esquema. Sin embargo, es indispensable romper estos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a dar un mejor servicio al cliente y a ser un país sustentable y competitivo a nivel mundial, ¿no crees?