¿Dónde debe permanecer mi Contabilidad?

Por L.C. Luis Velasco.

A partir de 2014, y conforme al artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), como persona física o moral obligada a llevar Contabilidad, deben cumplirse ciertas reglas, las revisamos a detalle.

Las fracciones I y II del artículo 28 del CFF establecen diversas reglas relativas a la contabilidad entre las que destacan las relacionadas con:

  • Los reportes
  • Los registros
  • La forma en la que debe estar integrada: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, entre otros.

Asimismo, desde el año 2014, se debe llevar la Contabilidad en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML.

¿Es posible llevar la contabilidad en lugar distinto al domicilio fiscal?

Las reglas aplicables a la Contabilidad para efectos fiscales se han modificado de manera importante desde 2014; uno de sus cambios más relevantes lo constituye lo dispuesto en la fracción III del artículo 28 del CFF, donde se establece que:

Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.”

Si la Contabilidad debe registrase en medios electrónicos, ¿es posible que pueda llevarse por esa vía en un lugar distinto al domicilio fiscal? ¿es obligatorio que la Contabilidad se lleve en el domicilio fiscal?

En respuesta a las preguntas anteriores, es posible que el proceso de la Contabilidad Electrónica se efectúe en un lugar distinto al domicilio fiscal del contribuyente, toda vez que en el CFF no se establece ninguna prohibición; sin embargo, como lo establece el artículo 28 del CFF señalado, la documentación comprobatoria que soporta los registros contables, deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

En una forma de trabajo tradicional cuando la Contabilidad se lleva o procesa en el despacho del contador que presta sus servicios, debe devolverse a la brevedad al contribuyente toda la documentación soporte relativa a la comprobación de ingresos, gastos y demás documentos, para que se conserve en el domicilio fiscal de éste y no en el despacho del Contador.

Existen en el mercado soluciones y herramientas que permiten optimizar el procesamiento de la información en los registros contables de los contribuyentes, que facilita este proceso y asegura que los registros Contables permanezca en el domicilio fiscal de los contribuyentes en todo momento.

Estas soluciones son normalmente unidades que trabajan como disco duro virtual y que permiten tener en la nube la información que sirve de base para el procesamiento de la Contabilidad, con lo que se evita incurrir en infracciones innecesarias en materia de conservación de la Contabilidad.

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