GASTO INVERSION

Contratar asesores, ¿gasto o inversión?




Estos son los puntos más importantes a considerar y evaluar en la disyuntiva de utilizar o no servicios profesionales de terceros.

La actividad cotidiana en las empresas algunas veces tienden a asegurar que el atender todos los frentes puede y debe ser solventado por el personal técnico, administrativo y contable que tienen trabajando, pues ¿para qué están contratados si no para manejar todas las actividades, incluso los problemas?

Vemos muy a menudo que ya sea por práctica empresarial, cuestiones de tiempo y, sobretodo de costos, que diversos trámites y problemas son absorbidos y atendidos de la mejor forma posible en forma interna: requerimientos del SAT, del IMSS, un procedimiento administrativo en materia aduanera (PAMA), una controversia con la Junta de Conciliación y Arbitraje, una nueva disposición en materia fiscal, la elaboración de contratos para nuevos negocios basándose en algunos de los que ya se tienen, elaboración de manuales, tramites y permisos complejos (licencias ante autoridades sanitarias, por ejemplo), etc.

Es verdad que muchas de estas situaciones pueden y deben ser manejadas por las áreas contables y administrativas, pero también es un hecho que una mejor práctica empresarial debería recurrir y solucionar algunos de estos asuntos con los expertos en cada materia, inclusive, como un procedimiento o política interna.

A continuación, presentamos algunos de los puntos más importantes a considerar y evaluar en la disyuntiva de utilizar o no servicios profesionales de terceros:

  • No temas reconocer que un problema ya no puede ser tratado sólo internamente:

Esta es quizás la parte más crítica: reconocer oportunamente que enfrentamos un problema que rebasa las capacidades internas de la compañía y que debe ya ser visto conjuntamente con un experto, no significa incapacidad o falta de habilidades gerenciales; es peor que la gerencia de la empresa no evalúe adecuadamente el hecho de que se pueda estar ante un proceso delicado y complejo que, incluso, pueda tener implicaciones de tipo legal y sanciones.

Por ejemplo, hace poco una empresa consideró que con publicar en su página de Internet el aviso de confidencialidad, ya habían cumplido con la nueva disposición en esta materia. Asombrados nos preguntaban el motivo de contratar a una consultora para la implementación integral de esta nueva Ley (LFPDPPP), ¿para qué gastar en asesores para adoptar esta disposición, si el área de TI ya subió al portal el requerido aviso?

  • Involúcrate en el proyecto:

El costo de los servicios profesionales externos casi siempre está tasado en las cuotas por hora que invertirá el equipo de asesores (staff, supervisor gerente y asociados). Negociar con ellos las horas del proyecto por actividades es una sana forma de involucrarse e inclusive negociar el reducir las horas del proyecto con actividades que podemos hacer nosotros (por ejemplo, documentar cierta información, integrare y resumir expedientes).

A veces el alcance del trabajo en ocasiones se reduce cuando ajustamos las expectativas que se requieren de los servicios contratados, sin exagerar mucho por ambas partes: Atacar lo urgente y luego lo importante.

  • Siempre contrata a los mejores:

Las grandes consultoras parecen ser inaccesibles por la percepción que se tiene que son muy caras (y a menudo lo son), pero en temas delicados en los que la continuidad de operación de la empresa puede estar en riesgo no debe ser un motivo para no buscar a los mejores. De hecho, en ocasiones los honorarios no son tan altos como se pensaba y siempre es posible negociar.

También es cierto que pequeñas firmas pueden ser y son, de hecho, excelentes asesores que tienen una amplia experiencia y seriedad en su práctica. Estas consultoras pueden ser para ciertos asuntos una buena opción por su agilidad de respuesta e involucramiento en las necesidades reales de un cliente.

La clave estará siempre en evaluar adecuadamente el costo- beneficio del problema que estemos enfrentando y no escatimar en un gasto que pudiera evitar o minimizar un problema mayúsculo (cancelación del padrón de importadores, un embargo precautorio de la Autoridad, el fincar un crédito fiscal improcedente, una obligación de hacer o no hacer mal negociada con un cliente o un proveedor, etc.).

En conclusión, no tengas miedo de reconocer que una situación puede rebasar tus fuerzas internas y es necesario utilizar como una herramienta complementaria los servicios profesionales externos, que el tema del costo no sea el parámetro para tomarlos o no. Una adecuada práctica empresarial debería, por política, evaluar la necesidad de estos servicios para evitar situaciones que incluso pongan en riesgo la operación de la entidad.

Por: C.P.C. Hugo Solano Ortíz, integrante de la Comisión Contraloría Financiera del Colegio de Contadores Públicos de México.

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