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Cómo tener un sistema de compras efectivas en una empresa




Hacer compras inteligentes permite administrar estratégicamente las ganancias y contribuye de manera efectiva a la satisfacción del cliente.

Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

¿Qué significa hacer compras?

Comprar algún bien o servicio implica aceptar una responsabilidad, ya que el hecho de encontrar el mejor precio y la cantidad necesaria, con buena calidad y tiempo, significa llegar al punto eficiente en el momento oportuno.

Por tal motivo, hoy más que nunca es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios fundamentales de la función de compras, con el fin de establecer una buena política de compras que permita adoptar las decisiones pertinentes, necesarias en toda empresa moderna.

¿Pero por qué es importante llevar a cabo una excelente compra?

Las compras representan una gran salida de dinero por parte del comprador, pero también pueden significar una inversión eficiente cuando esta decisión se toma en función de las necesidades internas y los deseos de los clientes. Lo importante es recordar que el hacer compras no implica estar peleado con la organización y el control.

El objetivo es satisfacer adecuadamente las necesidades del consumidor final (llámese cliente o empresa, cuando las compras son de uso interno) mediante una buena adquisición, tratando de mantener el balance financiero. Para hacer compras inteligentes se necesita reducir el impacto negativo en las decisiones de compra, administrando correctamente los gastos, para lo cual es importante que cada comprador analice con cuidado cualquier oportunidad de compra.

La base de las compras efectivas es el control de los ingresos y egresos de la empresa. Para controlar los gastos que se realizan día a día es importante adoptar algunas buenas prácticas:

  • Contar con un encargado de compras
  • Implantar procedimientos adecuados
  • Tener un presupuesto estimado y proyectado
  • Considerar las cuentas por pagar en todo momento
  • Hacer uso de la tecnología para administrar las facturas y el inventario
  • Sacar las estadísticas fundamentales
  • Conocer a la perfección las temporalidades de tus productos para saber cuándo comprar más y cuándo comprar menos artículos

¿Cuál es la herramienta más efectiva para controlar las compras?

En la actualidad, el Plan de Compras es la técnica más utilizada para llevar eficientemente el control de las mismas, ya que contiene el programa de las compras que se realizarán en un periodo determinado, ya sean materias primas, materiales terminados o hasta servicios.

Este plan se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información se incluye en los pagos que se realizarán a futuro, y se integra cada uno de los artículos que se necesitan en la empresa para producir bienes o hacer ventas y atender el mercado.

Los objetivos del Plan de Compras son los siguientes:

  • Establecer las cantidades de productos necesarios, para colocar las órdenes de compra en su debida oportunidad
  • Evitar el desabastecimiento de productos
  • Negociar con la debida anticipación los precios, las condiciones de pago y el servicio de atención que nos darán los proveedores
  • Notificar en tiempo a los proveedores, para evitar que se queden sin inventario suficiente para atender nuestra demanda
  • Avisar al departamento de finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a los proveedores
  • Dar a conocer el manejo del inventario correcto

¿Cuál es la tendencia estratégica?

En los últimos años, los departamentos de compras de las organizaciones han visto una serie de avances respecto a las diferentes tecnologías de la información, lo cual ha permitido manejar sistemas más sofisticados e integrados; un ejemplo de ello son los ERP, que incorporan las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema.

Existen varios modelos de sistemas ERP, cada uno con sus respectivas particularidades, lo cual permite que las diferentes empresas tengan varias opciones y utilicen el sistema de compras efectivas que mejor se adapte a ellas. Esto permite a cada empresa:

  • Automatizar e integrar la mayoría de los procesos
  • Compartir datos y prácticas comunes en toda la empresa
  • Acceder a la información en tiempo real

En conclusión, las empresas que deseen competir en el mundo de los negocios deben contar con sistemas adecuados para administrar rápida y eficientemente su información de compras, pues en la actualidad las compañías trabajan en tiempo real y en función del tiempo oportuno, así que la mercancía debe estar disponible en el tiempo exacto para asegurar la rentabilidad.

Si eres consumidor, revisa las siguientes ligas para obtener más información sobre los compradores finales: www.profeco.gob.mx y www.elconsumidor.org