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Cómo revisar la Contabilidad Electrónica desde el punto de vista del auditor externo




Por: C.P.C. y M.A. José de la Fuente Molina.

La Contabilidad Electrónica es un requerimiento fiscal, más no contable; sin embargo, en este caso, trasciende y se convierte en un asunto contable con fines fiscales, ya que involucra la operación de actividades diarias y, por lo tanto, le afecta al auditor externo de este trabajo.

Los auditores para sustentar su opinión acerca de que los estados financieros están libres de errores o incorrecciones materiales, emplean sus procedimientos mediante la utilización de pruebas selectivas, tomando en consideración la aplicación de las pruebas sustantivas o de cumplimiento, según sea el caso y el riesgo de auditoría.

La planeación de la auditoría es la etapa donde se contempla la revisión del control interno, ahí se determinan los riesgos, alcances y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

A la fecha, la misma autoridad sigue haciendo ajustes a sus requerimientos iniciales; por ello el auditor debe preparar una estrategia relativa a las áreas que son afectadas por la Contabilidad Electrónica, que estará dirigida a validar los controles internos implementados por la administración.

Revisión del control interno

  • Identificar si en la empresa existe un adecuado ambiente de control y conocimiento por parte de la administración de la compañía para verificar el grado de cumplimiento de la nueva disposición, por lo que es necesario realizar entrevistas con funcionarios de la empresa.
  • Elaborar descriptivos y mapeos de procesos que afectan la Contabilidad Electrónica, para identificar cuellos de botella que pudiesen retrasar los registros.
  • Confirmar que el personal de la empresa se encuentre debidamente capacitado para el cambio.
  • Comprobar que la empresa tiene sistemas de cómputo que puedan proporcionar ayuda en el cumplimiento de las nuevas obligaciones, y con ello eliminar el riesgo informático.

Recordemos que el auditor hace la revisión del control interno para determinar el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría y éstas se realizarán proporcionalmente con la fortaleza del control interno; esto es, si basados en el juicio profesional del auditor, el control interno es adecuado, sus pruebas serán menores que si no lo estuviera.

Pruebas de cumplimiento (PC)

Aquellas que realiza el auditor para obtener evidencia de que los controles establecidos por la administración y las disposiciones legales están siendo ejecutadas de forma correcta, como es el caso de la Contabilidad Electrónica.

Pruebas sustantivas (PS)

Están relacionadas con importes, estas pruebas pueden contener detalle de transacciones, saldos contables, así como información a revelar. El auditor debe realizar investigaciones adicionales que determinen si las partidas seleccionadas cuentan con evidencia suficiente que sirva para soportar las aseveraciones de las cifras de los estados financieros. En algunas ocasiones, las empresas tratan de utilizar los papeles de trabajo de auditores como parte del registro contable; situación que no puede ser permitida bajo ninguna circunstancia.

Oportunidad de las pruebas de auditoría

Se refiere al momento en que se lleva a cabo, por ejemplo a un período, o a la fecha de la evidencia de auditoría. Por lo general en la auditoría previa se realizan, principalmente, pruebas de cumplimiento, mientras que en las auditorías de cierre, predominan las pruebas sustantivas.

Debemos tomar en consideración que en todos los casos se deben incluir, en los programas de auditoría, las revisiones a los cambios significativos que pudieron haberse presentado desde la última vez que se probaron los controles, más cuando el SAT sigue actualizando sus reglas referentes a la Contabilidad Electrónica.

Revisiones específicas del auditor externo en la Contabilidad Electrónica mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento (PC) y pruebas sustantivas (PS)

Este artículo es interactivo, por lo que basado en los párrafos anteriores, deberás marcar con una “X” si es una PC o una PS, según sea el caso:

  • Revisar que las tablas de referencia se encuentren con firmas de elaboró, revisó y autorizó acerca del mapeo del actual catálogo de cuentas contra el código agrupador del SAT. (PC) o (PS)
  • Revisar que se hayan emitido políticas contables y se conserve evidencia de que el personal adecuado lo haya recibido y se haya contado con un soporte de que se ha impartido capacitación. (PC) o (PS)
  • Realizar pruebas al sistema contable de la empresa para comprobar que éste contenga los campos necesarios para la aplicabilidad de la Contabilidad Electrónica. (PC) o (PS)
  • Revisar que los saldos iniciales de las balanzas coincidan con respecto a los saldos finales de la balanza de comprobación definitiva, que fue base para la elaboración de los estados financieros auditados. (PC) o (PS)
  • Verificar que la suma de los movimientos de cargo y abono de las balanzas de comprobación sean los mismos con respecto a la suma de los cargos y abonos del detalle de las pólizas contables. (PC) o (PS)
  • Envío de confirmaciones externas a clientes y proveedores, donde además de confirmar el saldo de la partida, confirmen los números UUID de las facturas. (PC) o (PS)
  • Obtener evidencia del procedimiento utilizado por la empresa para validar que los RFC de todas las erogaciones realizadas no se encuentran en la “lista negra del SAT”. (PC) o (PS)
  • Comprobar que todos los CFDI recibidos de las erogaciones son validados en el portal del SAT. (PC) o (PS)
  • Verificar que los maestros de proveedores contengan un campo con suficiente espacio en dígitos para poder ingresar el número del UUID y que éste se muestre en el estado de cuenta del proveedor, adicionalmente que contengan campos donde se pueda identificar el banco y cuenta donde se realizarán los pagos. (PC) o (PS)
  • Confirmar que todas las erogaciones siempre se encuentren asociados a un RFC, un monto y, al momento del pago, con una fecha, un banco y cuenta de origen, además de un banco y cuenta destino. (PC) o (PS)
  • Verificar que el auxiliar de clientes contenga un campo  que identifique el UUID de los productos vendidos y que éstos se muestren en los estados de cuenta de los clientes. (PC) o (PS)
  • Confirmar que todos los ingresos siempre se encuentren asociados a un RFC, un monto y a una fecha. (PC) o (PS)
  • En los casos de los bancos, confirmar que la empresa identifica los movimientos de cheque o transferencia, y que estos últimos se encuentren mapeados contra el maestro de proveedores para realizar únicamente traspasos a cuentas de proveedores debidamente registradas. (PC) o (PS)

A pesar de que los auditores externos revisarán la Contabilidad Electrónica hasta que termine el ejercicio, es importante que desde las auditorías previas se apliquen procedimientos, pruebas de control y sustantivas, que ayuden a obtener evidencia que soporte su opinión.

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