¿Cómo optimizar los procesos de Auditoría?

Por Jorge Alonso Ramírez Vega.

Realizar auditorías al interior de las organizaciones es indispensable para conocer el rumbo que toman sus procesos y prácticas, así como  la posibilidad de tomar acciones ante los eventuales riesgos.

Existe una gran variedad de actividades, procedimientos y directrices que se pueden seguir para optimizar los procesos de auditoría, entre los que destacan:

a) Independencia del auditor interno, ¿cómo lograr este rol? No es fácil responder dicha pregunta, sobre todo porque como “empleado” este debe responder a un “jefe”; sin embargo, ese jefe no puede tener relación directa con la operación y toma de decisiones de la compañía, en estricto sentido y por orden de ideas. Sobre la independencia, sobra decirlo, el “jefe inmediato” debería ser el Consejo de Administración o los accionistas, que en muchos casos se puede volver un dolor de cabeza al no tener una interacción pronta y expedita, y hasta pueden perderse respuestas en el tiempo apropiado; todo un reto.

b) Capacitación, ¿por qué y para qué considerar la capacitación? Puede parecer trillado; sin embargo, al igual que el punto anterior, es de vital importancia infundirle conocimiento técnico-operativo a todos los empleados de la compañía, de lo contrario los procedimientos que se realicen día a día pueden generar más riesgos y pérdidas potenciales para la organización por un profundo desconocimiento de las características, actividades y limitaciones operativas de la misma.

c) Administración eficiente de los recursos. Pareciera que este punto sólo es responsabilidad del área de administración y finanzas, pero no es así. Todas las áreas participan en la elaboración del presupuesto por área y en maximizarlo, así como en la eficacia de manejar los recursos disponibles sin necesidad de hacer erogaciones extraordinarias o partidas no presupuestadas.

d) Tecnología. Cada vez es más notorio que se requiere la automatización de muchas de las actividades que hoy realizamos de manera “rústica”, una de ellas es la revisión de auditoría. Por ende es importante crear o adquirir alguna plataforma tecnológica que permita ejecutar de manera más eficiente la requisición, ejecución, revisión, visualización y emisión de documentos, hasta el punto de integrar metodologías de auditoría predefinidas como COSO.

Además de lo anterior, es de suma importancia seguir al pie de la letra los principios referidos en todas las metodologías de revisión y mejores prácticas:

i. Conducta ética, es el fundamento de la profesionalidad: confianza, integridad, confidencialidad y discreción

ii. Ecuanimidad, es la obligación de informar con veracidad y exactitud los hallazgos, las conclusiones y los informes de la auditoría, así como los obstáculos y las opiniones divergentes.

iii. Cuidado profesional, poseer la competencia y experiencia necesarias.

iv. Enfoque basado en evidencia, no existen juicios de experiencia, sólo verificable, basada en muestras de la información disponible.

En términos generales, la optimización se realizará siempre y cuando se tenga la buena voluntad de todos los integrantes de una compañía, dado que todos son parte fundamental del funcionamiento de esta, y sobre todo una correcta y apropiada documentación que soporte las actividades, así como sus responsables.

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