¿Cómo hacer un Plan de Acción?

Por Lic. Rosa Martha Loria.

Antes que nada, se debe saber qué es un Plan de Acción, ya que muchas veces se confunde con un Plan o Programa de Trabajo, pero se trata de conceptos distintos. Un Plan de Acción es una herramienta de planificación que es posible utilizar para la gestión y el control de tareas o proyectos.

Como líder de un proyecto, te permite involucrarte de manera directa y prever, ejecutar, evaluar y corregir las acciones que consideres necesarias realizar en el desarrollo del mismo. Es decir, con él se puede diseñar la ruta para la implementación de las tareas necesarias en la consecución de los objetivos y las metas planteadas en el proyecto.

¿Pero qué finalidad tendría hacer un Plan de Acción cuando ya hay una planificación previa? El propósito es optimizar la gestión del proyecto, al economizar en tiempo y esfuerzo y mejorar el rendimiento en su ejecución. Además, es de gran utilidad al coordinar y comprometer al personal, áreas u organizaciones implicadas, desde sus atribuciones e interdisciplinariedad, en el trabajo conjunto para lograr el alcance de las metas.

¿Por dónde empezar? Antes de arrancar el proyecto, asegúrate de tener bases sólidas para su realización, el alcance claramente identificado y contar con la aceptación de los actores clave. Para ello, es recomendable hacer primero un análisis previo sobre su objetivo principal y los resultados que se espera obtener, a fin de garantizar su éxito, identificando las funciones y competencias que requiere y las que deba incluir por norma legal. Asimismo, los recursos con que se dispone, sin incluir aquellos que no se tenga la certeza de obtener, ya que su negativa modificará toda la perspectiva.

Enseguida, diseña el Plan de Acción, el cual deberá contener de manera descriptiva y específica los siguientes elementos:

  • Análisis: donde se describa la situación actual del proyecto y las necesidades sobre las que se va a trabajar.
  • Objetivos: deben ser claros, concisos y medibles al definir lo que se pretenden alcanzar.
  • Estrategias: es decir, precisar los mecanismos que se emplearan en la ejecución de los objetivos, para mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del proyecto. Es bueno definir varias rutas, en caso de que sobre la marcha haya que abandonar alguna de ellas.
  • Metas: una vez establecidas las estrategias, hay que saber hasta dónde se desea llegar o avanzar, a partir de los recursos disponibles y las limitaciones existentes, estableciendo la unidad de medida para el diseño posterior de sus indicadores.
  • Recursos: determinar los recursos financieros, humanos y materiales necesarios para el desarrollo del proyecto y formas de distribución
  • Plazos: definir los tiempos de inicio y términos del proyecto y de las actividades, para definir en el cronograma de tareas.
  • Actividades: diseñar las acciones y tareas de acuerdo con los objetivos específicos; si es necesario, replante las estrategias. Para las tareas, elabore un cronograma con los tiempos específicos de cada tarea y fechas de inicio y conclusión. No olvide colocarlo a la vista de todos los participantes, ya que hay tareas que dependen de la consecución de otras.
  • Responsabilidades: distribuir tareas y responsabilidades entre los participantes en la ejecución de las actividades; ellos serán su equipo de trabajo durante el desarrollo del proyecto, por lo que deberán tener claro su papel en el cumplimiento de las metas.
  • Indicadores: diseñar los indicadores de gestión para la toma de decisiones en el seguimiento y evaluación del proyecto; éstos deben basarse en los objetivos y metas definidos a fin de poder medirlos.
  • Seguimiento y evaluación: este momento tiene una gran importancia; se deben prever reuniones continuas de evaluación, para supervisar los avances de cada una de las tareas, hacer anotaciones y definir lo que ya se ha cumplido, lo que hace falta y lo que requiere una segunda evaluación para corregir el rumbo.
  • Ajustes: considerar tiempos para revisión y ajustes; dado que es un trabajo que está en constante desarrollo y evolución, se deben realizar cambios o correcciones sobre la marcha.

Elabora un documento descriptivo del Plan de Acción y programa una reunión a manera de consenso para presentar a su equipo de trabajo los objetivos planteados en el proyecto (y, en caso necesario, replantearlos); los resultados esperados; el periodo de ejecución; y los recursos, financieros, materiales y humanos que se requieren para su cumplimiento.

Establece en esta reunión los criterios de éxito, mensurables y rastreables; las formas de interrelación y comunicación que se aplicarán, los mecanismos de rendición de cuentas y las fechas de las reuniones de evaluación y seguimiento. También se deben de asignar, por consenso, a los responsables del seguimiento a reuniones y cumplimiento de objetivos.

Recuerda que si eres líder del proyecto, eres el líder del Plan de Acción y tu misión es la de dirigir y coordinar la acciones a desarrollar. Eres responsable de detectar las necesidades, intereses y expectativas de los usuarios y gestionar los recursos económicos, materiales y humanos, mientras supervisas las funciones y estrategias. El objetivo es satisfacer las necesidades del cliente, asegurando los resultados esperados en los plazos previstos y con la calidad necesaria.

¡Cuida todos los detalles para establecer las bases para el éxito de su proyecto!

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