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Cómo elaborar presupuestos para alcanzar objetivos




Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

¿Qué son los presupuestos? ¿De qué forma nos ayudan en la administración de nuestros ingresos y gastos?

A veces las personas gastan más de lo que ganan. Aunque con menos frecuencia, el mismo caso llega a suceder también con las empresas. Ante un mercado cada vez más dinámico y con fluctuaciones, es necesario mantener un exhaustivo control financiero de las entradas y salidas, sobre todo para resistir las crisis económicas, que no sólo afectan a las economías internas sino al mundo entero.

En las condiciones dinámicas en que vivimos, es necesario prevenir cualquier eventualidad para hacer frente a las dificultades y tomar las medidas necesarias para resolver los problemas y aprovechar el potencial de crecimiento; una de las mejores formas de evitar los problemas de solvencia es desarrollar buenos hábitos de administración financiera.

Un instrumento de gran importancia para estas situaciones es el llamado presupuesto, que mas allá de organizar tus finanzas, sirve para reducir el riesgo en las transacciones de las personas e instituciones, y procura mantener los gastos previamente planeados en los límites razonables. El objetivo de un presupuesto es ayudarte a organizar tus gastos, indicarte cuánto dinero entra y cuánto dinero sale, y en qué se está gastando.

Para tener una definición más clara, el presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto para el cual se requiere administrar recursos. Este plan deberá incluir los gastos planeados para un periodo determinado, así como el ingreso que se generará durante todo el proyecto. El presupuesto es el instrumento de desarrollo de las empresas, y normalmente tiene una duración de un año.

¿Un presupuesto puede confundirse con otras herramientas? ¿Cuáles son las etapas y qué requisitos se deben cumplir?

Es importante que al momento de realizar un presupuesto, tengamos claro que NO es:

  • Inamovible, ya que cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse.
  • Un simple registro de los gastos del último año.
  • Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes.
  • Un cuadro optimista e irreal del costo de las cosas.

De manera muy general, esta herramienta consta de 4 etapas principales, que presentamos en la siguiente imagen:

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El presupuesto cumplirá con los objetivos establecidos, si las personas designadas para su desarrollo cumplen con las siguientes condiciones, por lo menos:

  • Conocimiento amplio de la empresa.
  • Total apoyo de la alta gerencia o dirección.
  • Exposición clara del plan o política.
  • Coordinación para ejecutar el plan o la política.
  • Definición del periodo presupuestal.
  • Etapas de dirección y vigilancia.

Una vez que se haya realizado el presupuesto, es válido realizar los ajustes que se consideren necesarios durante la ejecución del mismo. Debemos recordar que no se trata de dejarlo archivado sin volverlo a examinar; una vez finalizado, hay que ponerlo en marcha para generar los ingresos y realizar las actividades incluidas. Lo anterior no es más que el llamado seguimiento del presupuesto.

Los presupuestos tienen una gran importancia en la dirección de una empresa, como apoyo para tomar las decisiones más acertadas para alcanzar los objetivos planteados durante el periodo de ejecución. Si utilizas esta herramienta en conjunto con otras de planificación financiera, aumentarás la efectividad económica de la empresa, e incluso incrementarás su capacidad de resistencia en periodos de crisis.

Y tú, ¿cómo planificas actualmente tus ingresos y tus gastos?

Bibliografía y artículos relacionados: Robinson, M. (2013), “Manual sobre la elaboración de presupuestos”, México: Centro CLEAR para América Latina; “Elementos básicos para preparar el presupuesto de un proyecto”, Estados Unidos: Foundation Center; Shapiro, J. “Elaboración de un presupuesto”, Sudáfrica: Civicus: Alianza Mundial para la Participación Ciudadana.

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