optimización_nómina

Cómo disminuir costos a través de la optimización de nóminas y prestaciones laborales




Un análisis matricial revelará a detalle las consecuencias fiscales de la nómina y sus componentes, lo que permite hacer mejor uso del flujo de efectivo y obtener los máximos beneficios fiscales.

Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas, académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

Cada vez que hablamos de costos en una empresa, hacemos referencia a todo aquel gasto económico en el que se incurre por la fabricación de un producto o por la prestación de un servicio; en otras palabras, el costo es el esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo en particular; por ejemplo: el pago de salarios, la compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de fondos para la financiación, la administración de la empresa, entre otros, y cuando no se alcanza el objetivo la empresa incurre en una pérdida, pero ¿existe alguna forma de poder optimizar los costos?

En la mayor parte de los procesos laborales y productivos, existe una manera de optimizar costos, es decir, desde la reingeniería del propio proceso hasta medidas de sustitución de personal o de sustitución de funciones, por tal motivo, uno de los primeros pasos que debe realizar la empresa es determinar el objetivo particular de la reducción y cuál es la meta esperada al cumplir ese objetivo.

Tal como lo menciona nuestro artículo, nuestro objetivo es la optimización de nóminas y prestaciones laborales, en donde el constante cambio en las políticas fiscales y las adecuaciones en materia de sueldos, salarios y prestaciones, exigen que las empresas estén siempre actualizadas en el manejo óptimo de las nóminas, ya que éstas constituyen los conceptos más caros e importantes de su operación y las tasas  de  impuestos  que  generan  son  cada  vez  más altas.

Es por ello que cada empresa debe empezar a profundizar en el régimen fiscal que le aplique y buscar los beneficios ante este tipo de situaciones, ya que los resultados que podría obtener sobre una administración inteligente de la nómina y de las prestaciones laborales podrían ser notorias y pueden llegar a obtener un margen considerable sobre el costo total de la nómina.

¿Qué herramientas pueden ser óptimas?

Una prueba o herramienta que genera resultados es el análisis matricial, que nos permite conocer a detalle las implicaciones fiscales de la nómina, las exenciones y beneficios fiscales para los siguientes impuestos:

Como se puede observar, es importante que en el análisis matricial se incluyan todos aquellos impuestos que afectan de manera directa la nómina, de esta manera, se pueden obtener los máximos beneficios sin descuidar ninguno de ellos; en algunas ocasiones, cuando se pretende establecer una nueva prestación al trabajador, sólo es necesario evaluar sus implicaciones fiscales de manera integral y así obtener el máximo beneficio.

La práctica del análisis matricial recae concretamente en comparar características de los impuestos mencionados, es decir, que se llegue a identificar aquellas características que por el simple hecho de la zona geográfica, base gravable, exenciones y otros, la tasa impositiva no sea la misma para cada trabajador, lo cual, si se llegara a aplicar de la misma manera no podría existir ningún beneficio, y al contrario si se llegan a identificar dichas características, la empresa puede obtener un beneficio fiscal o económico, traducido en optimización de costos.

Para ejemplificar lo anterior, observemos el siguiente ejemplo que muestra cómo llevar a cabo un análisis matricial.

Tal como muestra el ejemplo, la identificación de las características del concepto son las más relevantes, ya que si se identifican correctamente según el régimen fiscal aplicable se puede obtener un beneficio para la empresa.

La recomendación es establecer esta metodología, y una vez puesta en práctica se habrá logrado interiorizar en el personal de Recursos Humanos un hábito benéfico para la empresa como entidad de negocio y no sólo para el área de nóminas.