Cómo asegurar el éxito en una gestión de cambio en una empresa

¿Cuántas veces nos enfrentamos a la necesidad de cambio en nuestra empresa, pero lo posponemos al darnos cuenta de lo que ello implica? En ocasiones detectamos algunos procesos en nuestra organización que ya no funcionan como antes, pero por el temor al fracaso las transformaciones de los procesos quedan en buenas intenciones. Revisemos qué se necesita para lograrlo.

Existen varios modelos para el cambio, quizá el más utilizado sea el de Kurt Lewin, psicólogo gestaltista, quien lo define como una modificación de las fuerzas que mantienen el comportamiento de un sistema estable, es decir, del equilibrio entre las fuerzas impulsoras que ayudan a que se efectúe el cambio y las fuerzas restrictivas que se resisten al cambio. Para que éste suceda, propone tres etapas:

  • Descongelamiento: fase en la que se reducen las fuerzas que mantienen a la empresa en su actual nivel de comportamiento, “congelada”. El personal participa mediante el cuestionamiento sobre la rigidez de las conductas y los procesos.
  • Movimiento o reingeniería: en esta fase la empresa pasa a un nuevo estado o nivel con respecto a los patrones de comportamiento y hábitos, que la llevan a nuevos esquemas de productividad, valores, conductas y actitudes. Todo el personal debe participar en el cambio integral organizacional y la reingeniería de los procesos.
  • Recongelamiento: en esta etapa se vuelve a estabilizar la organización para alcanzar un estado de equilibrio. Se requiere el establecimiento de políticas, normas, cultura y estructuras que mantengan el cambio vigente por el periodo que se requiera.

Pero, ¿cómo empezar? ¿Cómo provocar ese cambio que es inminente? Se necesita una habilidad clave, que es la de gestionar el cambio, la cual implica el establecimiento y puesta en marcha de buenas prácticas y objetivos. En primer lugar, hay que definir la necesidad del cambio, es decir, “cargarse de razones para cambiar”, identificar y determinar las necesidades que nos motivan u obligan a iniciar la transformación, ya que serán éstas las que dirijan las metas del proyecto de gestión, que a su vez será la guía de trabajo, a partir de ese momento, de toda la organización.

Para identificar esta necesidad, pregúntese lo siguiente:

  • ¿Me va bien en mi negocio? ¿Le podría ir mejor?
  • ¿Por cuánto tiempo gozará de ese bienestar la empresa?
  • ¿Qué oportunidades estoy desaprovechando? (Haga una lista)

Si sus repuestas se enfocan a que su empresa no va bien, de antemano sabe qué debe cambiar. Como siguiente paso, diseñe el proyecto de gestión, para conseguir el respaldo suficiente mediante la identificación de los perfiles que puedan liderar las actividades e iniciativas del proyecto. Busque que desde el inicio se dejen claro los roles bajo los cuales se respaldará el proyecto y las responsabilidades que se tendrán día a día.

Posteriormente, establezca una buena estrategia de comunicación. Comunicar los mensajes clave es necesario para involucrar a la mayor parte del personal posible al proyecto. Exponga desde un principio una visión global: características, metodología, cronograma, objetivos y metas.

Asimismo, permee el cambio a la estructura organizacional, al crear formas de trabajo apropiadas para la adaptación del cambio. Quizá se requiera establecer una reestructura organizacional que responda a los nuevos procesos y al cambio en sí.

Una de las principales dificultades con las que se encontrará al aplicar este o cualquier otro modelo de gestión de cambio será el desconocimiento sobre la ruta del proyecto, por lo que debe enamorase de él a fin de que genere un convencimiento tal, que provoque un sentido común estructurado en el personal. Sin embargo, es necesario vencer reticencias porque supone también una modificación de la cultura y, como todo cambio, genera inicialmente un rechazo natural, dado el nivel de exigencia y mejora continua que implica al salir de la “zona de confort”.

Por último, realice el cambio, empezando por definir la estrategia, es decir cómo lo va hacer, el tiempo que le llevará y la metodología que aplicará. Elija a un profesional en desarrollo organizacional o coaching que lo acompañe en el proceso y la definición de los costos del proceso de cambio y los beneficios que se obtendrán, además de su impacto.

A continuación se muestran algunas ideas claves para asegurar el éxito en el proceso de gestión de cambio y que es importante tener en cuenta durante todo el proceso para no desviar el rumbo:

  1. Saber lo que padece hoy su empresa.
  2. Tomar en cuenta que existen otras formas de hacer las cosas.
  3. Formalizar el compromiso de iniciar un proyecto de este tipo.
  4. Disponer de la metodología adecuada.
  5. El cambio será de todo el equipo de trabajo y la “Dirección” debe ser la primera en adoptarlo.
  6. Facilitar la transmisión de la visión y los objetivos perseguidos.

Los procesos de gestión del cambio no son sencillos. Requieren de convencimiento, tenacidad y esfuerzo en el rompimiento de paradigmas, pero si se realizan bajo un modelo que garantice el cambio planeado, usted verá grandes resultados en la rentabilidad, productividad y comunicación de su empresa. ¡Atrévase a cambiar!

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