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Administración de almacenes e inventario y su proyección en las empresas




¿Por qué es importante hablar de la administración de almacenes e inventarios?

Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.

Frecuentemente vemos productos a la venta en los centros comerciales, las plazas y los supermercados, pero no pensamos que existe todo un proceso de abastecimiento (inventarios) y custodia de la mercancía (almacén), en el cual interactúan infinidad de personas y procesos, para que estén disponibles y a la venta con tal facilidad.

El inventario se define como los bienes tangibles que se tienen para la venta durante el curso ordinario del negocio, o durante la fabricación de bienes o servicios para su posterior comercialización. La administración de inventarios consiste en que estos bienes siempre se encuentren disponibles cuando se requiere su uso o venta, con base en políticas que permitan decidir cuándo reabastecer el inventario y cuántos productos se deben resurtir.

La administración de inventarios implica planificar y controlar los inventarios para cumplir las prioridades competitivas de la organización. Es indispensable que la administración del inventario sea eficaz para aprovechar el pleno potencial de toda la cadena de valor. El objetivo debe ser mantener la cantidad adecuada de productos para que la empresa alcance sus prioridades competitivas de la forma más eficiente posible. Este tipo de eficiencia sólo puede darse si hay un inventario adecuado y suficiente en toda la cadena de valor, la cual está conformada por los proveedores, la empresa, los almacenes y los clientes. Y el primer paso para la correcta administración de inventarios es saber siempre la cantidad de productos disponibles.

Por otra parte, cuando hablamos de la administración del almacén hacemos referencia a la responsabilidad que se tiene de mejorar al máximo la utilización de todo el espacio del almacén y mantener los costos del manejo de materiales en un nivel bajo, es decir, reducir los recursos que se gastan en encontrar y mover el material, así como el deterioro y daño de los materiales mismos.

Con base en lo anterior, cada empresa debe buscar el máximo beneficio de la administración de inventarios y del almacén, ya que esto le permitirá la disminución de costos y la proyección de un mejor servicio que pueda generar el incremento de las ventas que se requieren en la institución.

¿Cuál es la proyección que se debe reflejar en la empresa?

Los inventarios se crean cuando el volumen de las partes o bienes que se reciben es mayor al de los que se distribuyen o venden. Los inventarios pueden ser altos o bajos y pueden ser de 4 tipos: de ciclo, de seguridad, de previsión y de tránsito.

La principal razón de los inventarios bajos es que presentan una inversión monetaria temporal, en la cual la empresa incurre en un costo de oportunidad que se conoce como costo de capital; normalmente este costo va entre un 15% y 35% de su valor.

El objetivo de los inventarios altos es acelerar las entregas y mejorar la puntualidad en el reparto de mercancías. Estos niveles altos reducen la posibilidad de que se produzcan desabastos y pedidos aplazados.

La proyección se refiere a la administración de la cadena de valor:

Estrategias de cadenas de suministro

    Administración de inventarios

    Pronósticos, planificaciones de ventas y operaciones, planificación de recursos, programación

Con el nuevo ritmo de trabajo, tanto los clientes como la globalización de la competencia y la necesidad de segmentación de los mercados generan mayor exigencia hacia las empresas, lo cual las obliga a reducir los plazos de respuesta, así que se necesitan nuevas estrategias de administración para lograr obtener una mayor ventaja competitiva y resultados anualizados con beneficios económicos.

Hoy en día existen tecnologías específicas para gestionar los productos dentro del almacén, para poder determinar dónde y cuánto debemos colocar. Y hay tecnologías que se aplican a través de la cadena para determinar qué productos poner en cada uno de los centros de distribución, en los casos en que existen varios almacenes dentro de nuestra cadena. La tecnología desempeña un papel muy importante porque debido a las exigencias del consumidor, la mayoría de las cadenas de suministro han incrementado el número de productos, es decir, el número de existencias que se manejan y controlan en un almacén.

Mientras más centros de distribución y más productos haya, mayor debe ser la sofisticación de los sistemas que ayudan a planificar la cantidad de productos que debe haber en existencia. En ese sentido, hoy en día todas las grandes empresas de tecnología cuentan con lo que llamamos sistemas de planeación de múltiples localizaciones, es decir, sistemas que nos permiten colocar el inventario tanto en la planta como en centros de distribución y el punto de venta.

En conclusión, los administradores de las empresas tienen un gran reto: combinar la tecnología, la estrategia y la oportunidad para que se reflejen en mayores ventas y mejor servicio de disponibilidad del producto para el consumidor. ¿Qué opinas al respecto?

Bibliografía: “Principio de administración de operaciones”, Barry Render; “Administración de operaciones: Procesos y cadenas de valor”, Lee J. Krajewski.